Medarbejderhåndbog

Ferieåret løber hvert år, fra 1. september til 31. august. 
Du optjener 2,08 feriedage hver måned, hvor du er ansat, får løn, har orlov eller får udbetalt pension.

Du kan læse alt om hvordan du optjener og afholder ferie, på Vejle kommunes Intraside. 

Aftale vedr. ferieplanlægning:

Ferieønsker registreres i OPUS vagtplan

Af de 3 ugers hovedferie (sommerferie); ønskes min. 2 ugers
sammenhængende, og afvikles som udgangspunkt som hele uger.

Ønskes der ikke ferie rettidigt, vil der pålægges ferie inden for de gældende
varslingsregler:

-Hovedferien = 3 måneder før afholdelse
-Restferie = 1 måned før afholdelse
måned før afholdelse af ferien.

Vi bestræber os på at alle kan holde ferie efter egne ønsker. Det er dog ikke altid alle ferieønsker kan efterkommes. Derfor vil det altid være din afdelingsleder, der træffer den endelige beslutning om fordeling af ferie. 

Sygemelding – Din opgave

Alle kan blive syge – Sygdom er en privat sag, fravær en fælles sag.

Din sygemelding skal som udgangspunkt  ske inden kl. 9.00, medmindre andet er aftalt med din afdelingsleder.

Hverdage:

I tidsrummet kl. 08.00 – 16.00 kontaktes din nærmeste leder. Ved leders fravær, kontaktes en anden afdelingsleder.

I tidsrummet kl. 16.00 – 08.00 kontaktes den afdeling, du skulle have mødt op til.
Der SKAL være personlig kontakt, det er IKKE tilstrækkeligt med sms eller besked på svarer. 
Afdelingen der modtager en sygemelding, sender en mail/ sms til afdelingsleder og afdelingens mødeplanlægger, med info om sygemelding. 

Weekender:

I weekenden kontaktes afdelingen. Der SKAL være personlig kontakt, der er IKKE tilstrækkeligt med en sms eller besked på telefonsvarer.

Afdelingen der modtager en sygemelding, sender en mail/sms til den leder der har akuttelefonen, afdelingslederen og planlægger, og informere om sygemelding.

Sygemelding – afdelingens opgave

Modtages en sygemelding på afdelingen, hvor du er på arbejde, skal afdelingen vurdere hvorvidt der er brug for en vikar.
Vurderes der behov for en vikar, forsøges vagten dækkes i følgende rækkefølge:

1.Tilkaldevikar
2.Kollega med nul-dag
3.Kollega med afspadsering
4.Vikarbureau

Hvis der kan ikke indkaldes kollega med PF-dag, og du ikke kan spørge din leder, kontakt da den afdelingsleder der har akuttelefonen på tlf.: 20 16 11 94

Husk at akuttelefonen IKKE kan modtage SMS!

Raskmelding – din opgave

- Medarbejder i dags- og aftentimerne:
Du raskmelder dig dagen før du skal på arbejde, inden kl. 12.00 medmindre andet  er aftalt med din afdelingsleder. 

- Nattevagt:
Du raskmelder dig inden kl. 10.00 på selve dagen, til din afdelingsleder.

Som offentlig ansat, har du tavshedspligt.

Du må ikke videregive fortrolige oplysninger, du møder i dit arbejde.

Tavshedspligten gælder for alle ansatte- uanset hvordan du er ansat

På samme vis, gælder din tavshedspligt også, selvom du er stoppet i Bifrost.

Som offentlig ansat er du underlagt Vejle Kommunes regler om GDPR og sociale medier.

Det betyder bl.a. at du skal huske, at du altid vil være en repræsentant for Bifrost- også i det sociale, digitale rum, når du ikke er på arbejde.

Akuttelefon beredskab

Formålet med denne skrivelse, er at beskrive hvilken ledelsesmæssig støtte, medarbejderne kan modtage når de oplever hændelser, der forstyrrer den almindelige daglige drift. 

Akuttelefonen er til akutte situationer, hvor du ikke via egne handlinger, kan få løst en given problemstilling.

Hvornår skal akuttelefonen anvendes?

• Opkald til 112 alarmcentralen
• Dødsfald, krise, brand og lignende
• Ved akutte udfordringer, der ikke kan løses af personalet I Bifrost. Fx ved akut mangel på personale, der ikke kan løses af medarbejdere på arbejde.

Driftsforstyrrelser eller akut opståede situationer

Når disse situationer opstår, agerer medarbejderen- gerne med sparring fra kolleger- med hensigt i at finde den bedste løsning.

Handlinger håndteres med hensyntagen til faglig forsvarlighed:

• Kan der laves aftaler med tilstedeværende kolleger, om at give støtte/aflaste hinanden?
• Kan opgaver nedprioriteres og dermed fokuseres på de primære og basale opgaver?

Overordnet set, er akutfunktionen at understøtte medarbejderne i weekenden og hverdagen, under omstændigheder, der forhindrer ordinær dagligt drift som som medarbejderen ikke slev har kunnet løse. 

Tilgængelighed

Hvis den ansvarlige leder ikke svarer, indtales en besked med navn, afdeling og telefonnr. Der vil blive svaret hurtigst muligt. Hvis det blot er til orientering. Du kan IKKE sende SMS til akuttelefonen!

Ledergruppen har på skift ansvar for akuttelefonen en uge ad gangen - fra mandag kl. 8.00 til mandag kl. 8.00.

På hverdage inden for alm. arbejdstid kl. 8-16, løses afdelingens opgaver med egen afdelingsleder. 
        Ved særlig akutte hændelser (brand, dødsfald, alvorlige personulykker), tages der kontakt
        til Centerleder eller anden leder, HVIS man ikke kan få øjeblikkelig kontakt med ansvarlig
        for akuttelefonen. 

Opkald til akuttelfonen, viderestilles til ledernes telefon. Derfor kan du ikke sende SMS, da de ikke viderestilles. 

Ovenstående vedr. akuttelfonen er gældende fra 01.01.2025

Det er ikke tilladt at ryge i din arbejdstid. Dette gælder fra din arbejdstid starter til den slutter. Altså kan du heller ikke flexe ud, eller bruge dine pauser til dette.

Dette er også gældende for e-cigaretter og snus.

Arbejdsmiljørepræsentanter

På alle afdelinger er der valgt en Arbejdsmiljørepræsentant (AMR).
Her kan du henvende dig, hvis du har spørgsmål til dit daglige arbejdsmiljø.

AMR deltager i 2 årlige møder i arbejdsmiljøgruppen, hvor de også kan tage evt. ønsker/problematikker videre til LokalMED og ledelsen i Bifrost.

Tillidsrepræsentanter

Vi har i Bifrost, to valgte tillidsrepræsentanter fra SL. De fungerer som repræsentanter for alle medarbejdere i Bifrost.
Du kan altid kontakte TR, hvis du brug for det, eller blot ønsker de skal deltage som bisidder i en arbejdsrelateret samtale.
Du kan finde kontaktoplysninger på TR på den fælles Bifrost telefonliste, eller spørge Bitten-vores chatbot.

LokalMED

Bifrost har et LokalMED, samlet af repræsentanter fra hele organisationen.

Her kommer du som ansat, nærmere ‘maskinrummet’ og får indflydelse på fælles beslutninger, for bl.a. medarbejdere i Bifrost.

Advisoryboard

Bifrost advisoryboard, er et politisk udvalgt rådgivningsforum, med repræsentanter fra frivillighed, politik, medarbejdere og ledelsen i Bifrost.

Som medarbejder i Vejle Kommune, får du din egen digitale bruger, der består af 5 bogstaver.
Din mailadresse vil være dine 5 initialer@vejle.dk.

Vi bruger Microsoft Office Programmer, du  kan tilgå gennem din browser, når du er logget ind på en PC.

I hverdagen bruger vi

• Bifrost hjemmeside med info til både internt, og ekstern info
• Bosted/Sensum One - GDPR-sikret dagbogssystem  
• Microsoft Teams til organisationens filer
• OneDrive til dine personlige filer
• Opus vagtplan 
• Div. digitale systemer til daglig drift

Enkelt vejledning - til pædagogiske personale efter en magtanvendelse

Hvis du laver en magtanvendelse, skal du inden du holder fri, sikre dig:

1.
Drøft hændelsen med barnet, hvis det er muligt (barnets perspektiv skal udfyldes på
indberetningsskemaet) afd. Leder sørger for der følges op.

2.
Udfyld indberetningsskema og beskriv kort hændelsen i Bosted

3.
Orienter din nærmeste leder (eller akuttelefon), samt send indberetningsskemaet til afd. Leder.

4.
Orienter forældremyndighedsindehaver pr. telefon (indberetningen skal ikke sendes)

5.
Orientering af barnets rådgiver i hjemkommune via mail (indberetningsskema skal ikke sendes).
Se formulering herunder.

Udvidet vejledning -til pædagogisk personale ifm. magtanvendelse

Udfyldelse af magtanvendelsesskema og orientering af nøglepersoner

Har du været nødsaget til at fastholde eller anvende magt over for et barn/ung, er der en række ting du skal gøre samme dag inden du holder fri. Det er lovpligtigt, så overarbejde kan være nødvendigt:

1)    Drøft hændelsen med barnet, hvis det er muligt (barnets perspektiv skal udfyldes på
       indberetningsskemaet)

2)    Udfyld indberetningsskemaet og beskriv hændelsen kort i Bosted

3)    Orientér din nærmeste leder på telefon (eller akuttelefon ved magtanvendelse i
       weekenden), samt send indberetningsskemaet til din leder. 

4)    Orientér forældremyndighedsindehavere (indberetningsskema skal ikke sendes)

5)    Orientering af barnets rådgiver via mail (indberetningsskema skal ikke sendes). Se
       formulering til rådgiver på side 2 i denne vejledning. 

Udfyldelse af indberetningsskemaet

•    Indberetningsskemaet er i EG Sensum, Bosted > Forum > magtanvendelse og vold >
     magtanvendelsesskema og vejledning

•    Skriv dit navn tydeligt, så man kan se, hvem der har udfyldt skemaet og kan følge op.

•    Udfyld alle felter så godt som muligt – kort, præcist og dækkende (ikke en lang roman). 

•    Felt 6: Begrundelsen for indgrebet skal – ifølge voksenansvarsloven – altid være, at barnet
     har været til fare for sig selv eller andre – og ikke har kunnet nås verbalt.
     OBS – en magtanvendelse må aldrig foretages eller begrundes med en pædagogisk metode,
     f.eks. at barnet skal opleve konsekvens eller din grænse blev overskredet.

•    Felt 7: Inddragelse af barnet skal også udfyldes derfor sørg for at få barnets perspektiv
     samme dag, hvis det er muligt. Alternativt orienter afdelingsleder om at det mangler.

Orientering af ledelsen 
Det er vigtig du sørger for, at din afdelingsleder/stedfortræder, får besked samme dag. Send indberetningsskemaet til dem pr. mail.
Du skal sikre dig, at en leder forholder sig til magtanvendelsen inden for 24 timer.
Vær opmærksom på:

•    I weekends, ferier og helligdage SKAL du, kontakte akuttelefonen med det samme, for at
     sikre at ledelsen forholder sig til magtanvendelsen inden for 24 timer. 

•    Er du i tvivl om det er en lovlig magtanvendelse du har udøvet, SKAL leder/akuttelefonen
     kontaktes umiddelbart efter hændelsen.

Orientering af forældremyndighedsindehaver 
Du skal også samme dag ringe til forældremyndighedsindehaver og orientere om magtanvendelsen.

Orientering af barnets rådgiver
Du skal maile til barnets rådgiver og orientere om, at der har været en magtanvendelse, og at de vil modtage indberetningsskemaet en af de nærmeste dage. Denne mail skal altid sendes cc. til afdelingsleder.
Formuleringen til rådgiver skal være:
 ”Der har [dd. kl. ]  været en magtanvendelse på [xxxxx]. Forældrene er orienteret, og du vil en af de nærmeste dage modtage en nærmere beskrivelse af hændelsen. Har du spørgsmål skal du kontakte afd.leder [xxxxxx] på tlf [yyyyy].”

Psykisk Førstehjælp – se også plakat om psykisk førstehjælp på opslagstavlen

Når en kollega bliver udsat for voldsomme episoder, er det vigtigt at være opmærksom på at:
•     give omsorg
•     være lyttende og ikke vurderende eller bebrejdende
•     undlade antydninger om, at tingene kunne være håndteret anderledes
•     undlade at intellektualisere, dramatisere eller snakke om sig selv
•     skaderamte ikke altid er i stand til selv at tænke klart og konstruktivt
•     skaderamte ikke altid kan være sin egen problemløser 

Det er ledelsens vurdering, hvordan der skal handles. fx om den involverede medarbejder evt. skal sendes hjem.

Når overgrebet er sket, skal du som kollega:

• aflaste den ramte
• sørge for at vedkommende kommer et sikkert sted hen
• vurdere situationens alvor
• vurdere, om der er behov for yderligere hjælp
• sørge for, at der er tid til at snakke om episoden ved arbejdets ophør – og tidligere hvis det er nødvendigt
• ved alvorlig fysisk vold skal den skaderamte omkring skadestuen, således at der bliver optaget rapport
• sørge for at afdelingslederen eller en leder via akuttelefonen får besked – hvornår det gøres er afhængigt af situationens alvor, men det skal være inden arbejdstids ophør
• Vurder inden den skaderamte tager hjem, om vedkommende kan være alene, hvis pågældende ikke har nogen at være sammen med efter arbejdstid
• Kontakt evt. pårørende ved brug af kriseplan/kuvertperson
• Hjælp eventuelt med hjemtransport eller andre praktiske problemer
• Ved voldsepisoder af en meget alvorlig karakter skal afdelingsleder/akuttelefonen give Centerleder besked så hurtigt som muligt

Opfølgning på episoder af særlig voldsom karakter
Afdelingslederen/ ansvarlig for akuttelefonen, har ansvaret for at følge op på episoden, og for at orientere medarbejderen om muligheden for psykologhjælp/krisestøtte. 
Afdelingslederen orienterer Centerleder. 

Afdelingslederen har ansvar for at mødes med de implicerede medarbejdere, så der kan ske en debriefing og der udarbejdes en beskrivelse af situationen. Der er mødepligt til opgaven. Afdelingsleder giver AMR besked. 
Afdelingslederen og Centerleder beslutter i fællesskab, om hele personalegruppen skal indkaldes til debriefing.

Centerleder skal have beskrivelsen indenfor 24 timer og tager ansvar for den videre behandling i samarbejde med afdelingslederen.  

Hvis den ramte bliver sygemeldt, træder Sygepolitikkens procedurer i kraft ift. at holde jævnlig kontakt med den skadesramte.

På først kommende personalemøde drøftes episoden og der udarbejdes en risikovurdering og handleplan. Hver afdeling har evt. særlige procedurer for efterbehandling, som træder i kræft.
Det har stor betydning, at kollegaer holder kontakt med den ramte.

Afdelingens sikkerhedsgruppe sikrer, at de formelle retningslinjer bliver overholdt ift. overholdelse af tidsfrister for udfyldelse af skema, indberetning i Safetynet vedr. arbejdsskade.

Det indskærpes, at det er vigtigt altid at anmelde alt – selv tilsyneladende ubetydelige forhold - med henblik på senere anerkendelse af skaden og eventuel erstatning.

De øvrige kolleger, bliver orienteret af afdelingsleder eller sikkerhedsrepræsentant om hændelsen, og om de tiltag, der er gjort.

Politianmeldelse
Ud fra en konkret vurdering af voldsepisoden vurderer ledelsen, hvorvidt der skal ske en politianmeldelse fra institutionens side. Der skal altid defineres et klart mål med anmeldelsen. Det skal desuden drøftes, hvordan man efterfølgende vil arbejde videre med den, der har udøvet volden.

Medarbejderen, der har været udsat for vold, har altid juridisk ret til at foretage en politianmeldelse.
Politianmeldelse skal ske inden for 72 timer. 

Behandling af episoder i arbejdsmiljøgruppen
To gange årligt laves et udtræk fra Safetynet af arbejdsmiljørepræsentanterne. Arbejdsskaderne gennemgås og drøftes i Arbejdsmiljøgruppen med fokus på forebyggelse.

Udarbejdet og godkendt af AMR . marts. 2023
Udarbejdet og godkendt af MED . marts. 2023

En nærved ulykke er en ulykke som er lige ved at ske, men som ikke helt sker alligevel.

Det kan være lidt svært at definere, men et par eksempler kan være:

- at du er lige ved at slå knæet ind i et skab fordi du er lige ved at falde over et dørtrin, 
- at du er lige ved at blive slået i hovedet, fordi en barn slår ud med armene i det sekund du går
  forbi, og du må derfor trække hovedet hurtigt til dig. 

Ved en nærved ulykke er der som udgangspunkt ingen skade sket, men det kan jo være, at den indtræffer på et senere tidspunkt, f.eks. ved at du får ondt i benet/knæet efter førnævnte eksempel, måske fordi knæet har fået en forkert belastning, eller et forkert vrid. Derfor er det vigtigt, at nærved ulykkerne bliver registreret. Du skal derfor oprette en nærvedulykke i forsikringssystemet SafetyNet, som du finder på Vejle kommunes intranet.  

Hvis hændelsen på et senere tidspunkt udvikler sig til en regulær arbejdsskade, vil den registrerede nærved ulykke indgå heri.

I forbindelse med vores arbejde på Bifrost kan vi risikere at blive offer for vold, trusler eller krænkelser (herefter omtales disse samlet ”voldsomme episoder”) fra børn, unge eller forældre. Det vil i alle tilfælde være traumatiserende i mildere eller sværere grad, og det er vigtigt at disse voldsomme episoder i alle tilfælde betragtes som arbejdspladsens problem – det er ikke et spørgsmål om den enkelte ansattes grænser eller faglige kvalifikationer.

Denne voldspolitik er en beskrive af, hvordan vi på Bifrost arbejder for at forebygge vold, trusler, krænkelser eller andre voldsomme episoder. Dette gør vi helt overordnet ved, at fokusere på, at personalet har de kompetencer, som er nødvendige, for at arbejde med målgruppen. Endvidere har vi meget fokus på oplæring til konkrete opgaver og løbende videreuddannelse. Dertil har Bifrost udarbejdet en systematisk måde at arbejde med håndtering, opfølgning og læring efter voldsomme episoder. Alt dette bliver beskrevet i denne voldspolitik.

Indhold voldspolitik:

• Målgruppen på Bifrost
• Forebyggelse af vold via konfliktnedtrapning
  • Konfliktnedtrappende tilgang i relationen til børn
• Hvornår er det vold, trusler eller krænkelse?
• Procedure for forebyggelse, risikovurderinger og opfølgning
  • Barnet/familie
  • Medarbejdere
  • Beredskab
• Psykisk førstehjælp 
• Beredskabsplan ved voldsomme episoder

Ved arbejdet på Bifrost arbejdes der altid konfliktnedtrappende og ved at se bag om barnets adfærd, for herigennem at kunne skabe en arbejdsplads, hvor vold, trusler og krænkelser ikke bliver hverdagsople-velser. Det er desværre ikke altid muligt at forebygge hændelser, hvor medarbejderne kan blive udsat for voldsomme oplevelser, da Bifrost arbejder med en målgruppe, som til tider handler impulsivt, eller ikke har et verbalt sprog og kognitive evner til at indgå hensigtsmæssigt, i sammenspil med andre- eks. kræn-kende sprogbrug eller voldsomme vredesudbrud. 

I Bifrost bruger vi stress-sårbarhedsmodellen til at forstå vores målgruppe.
Modellen illustrerer at vores målgruppe af børn har en række grundlæggende belastningsfaktorer, som betyder, at de befinder sig relativt tæt på tærskel mellem at have selvkontrol og miste selvkontrollen. Det betyder at ”små” belast-ninger eks. et krav kan få selvkontrollen til at kollapse. Dette tab af selvkontrol kan udløse en voldsom episode.

Alle medarbejderne er grundigt introduceret i forholdene for målgruppen, samt personalegruppen drøf-ter løbende de enkelte børns specifikke reaktionsmønstre, og hvordan der pædagogisk arbejdes bedst med dem.

Selvom vi arbejder med en målgruppe, der hurtigere reagerer med vold, trusler og krænkende sprog-brug, tager vi det meget alvorligt, når det sker. Medarbejderne skal ikke lide overlast i deres arbejde, og derfor skal alle hændelser med vold, krænkelser og trusler registreres, så vi kan reagere hensigtsmæssigt, lære af episoden og iværksætte forebyggende tiltag.

Personalet på Bifrost er i kraft af deres faglighed oplært i at arbejde konfliktforebyggende, - og nedtrappende. I Bifrost arbejder vi med LA2u (Low Arousal).

Den konfliktforebyggende, - og nedtrappende tilgang bliver løbende drøftet og genopfrisket for personalet i for-bindelse med kollegial sparring, personalemøder, kommunikations-temadage mv. således at det er kulturen, som præger Bifrost.
Konfliktnedtrappende tilgang i relationen til børn
Konfliktnedtrappende tilgang i relationen til børn indebærer helt konkret:

• Medarbejderne gør sig ”små” i rummet, og placerer sig på en måde, så de ikke virker truende over for barnet.
• Medarbejderne sørger for ikke at blokere udgange, så barnet har mulighed for at forlade stedet (dette gælder ikke, hvis barnet er til skade for sig selv eller andre). Medarbejderen skal også kunne komme væk.
• Kommunikation med både stemme og krop justeres ift. barnet, så det ikke virker truende eller provoke-rende.
• Kommunikation foregår i jeg-form (ikke du-form) eks. ”Jeg kan ikke lide, at du råber af mig” og ikke: ”Du skal ikke råbe af mig”.
• Medarbejderne arbejder mentaliserede og bestræber sig på, at se bag om den umiddelbare adfærd og i stedet være nysgerrige på, hvad der har forårsaget episoden.
• Hvis et barn har et våben, eller på anden måde er til fare for medarbejderne, er det medarbejderens vig-tigste ansvar at passe på sig selv og andre, der er til stede. Det kan ske ved evakuere eller låse sig inde.

Det er forskelligt fra person til person, hvordan en hændelse opfattes, og om den opleves, som en trussel, krænkelse eller vold. Derfor drøfter vi løbende i personalegrupperne, hvad der er grænseoverskridende, hvilke risici, der er forbundet med arbejdet på Bifrost, samt hvilke udfordringer jobbet kan afføde uden for arbejdstid og sted. 

I Bifrost bruger vi følgende definitioner på vold, trusler, krænkelser og digital chikane:

• Vold:
  Angreb mod kroppen i form af kast med genstande, bid, niv, krads, spyt overfald, kvælningsforsøg, knivstik, spark, slag, skub, benspænd, fastholdelse mm.
• Trusler
  Mundtlige trusler mod medarbejdernes sikkerhed, herunder trusler på livet, trusler om fysisk hærværk mod arbejdspladsen eller trusler, der vedrører familie, venner, kollegaer eller andre nærtstående personer eller medarbejdernes ejendele.
  Det kan også være trusler om selvskadende adfærd.
  Trusler kan fremsættes indirekte eks. udtalelser som indikerer at ved-kommende har undersøgt medarbejderens private og personlige forhold.
  Trusler kan også udtrykkes uden ord, for eksempel med knyttede næver, bevægelse af finger henover halsen eller i form af tegninger.
  
  
• Krænkelser
  Krænkelse er en form for psykisk vold. Krænkende adfærd betyder, at et andet menneskes værdighed nedsættes og det kan være både fysisk og psykisk karakter.
  Krænkende adfærd kan være voldsomt og nedværdigende sprogbrug, skældsord, seksualiseret sprogbrug eller kropsbevægelser samt mobning eller seksuel chikane. Krænkelser kan forekomme i både fysisk, verbal og skriftlig, herunder elektronisk form. Krænkende handlinger kan være relateret til etnicitet, religion, køn, seksualitet, alder eller handicap.
• Digital chikane
  Digital chikane er en særlig form for chikane eller måde at true en medarbejder på, f.eks. via anonyme henvendelser via sms eller e-mail, lukkede Facebook grupper, hjemmesider med blacklistede medarbejdere m.v.

Hvis en medarbejder bliver udsat for vold, trusler, krænkelser eller andre voldsomme hændelser, skal disse registreres i Safetynet, så hurtigt som muligt. Senest inden man holder fri samme dag.

For at være en god kollega er det vigtigt, at vi minder hinanden om, at registreringerne skal laves – ikke kun for ens egen skyld, men også for at forebygge, det sker for kollegaer.

Det er en fælles opgave for leder og arbejdsmiljørepræsentant at forebygge og håndtere voldsomme episoder. Det handler om, at skabe et godt arbejdsmiljø til gavn for både medarbejdere og børn/unge/forældre. Som leder har man det overordnede ansvar. Ofte er medarbejderne optaget af deres faglighed og nedtoner måske situationer, der potentielt kan lede til voldsomme episoder. Derfor er det vigtigt, at både leder og arbejdsmiljørepræsentant har

fokus på forebyggelse og prioriterer det i det samlede arbejde med arbejdsmiljø.
Ved at dokumentere voldsomme episoder, får vi mulighed for at forbedre arbejdsmiljøet. Det er sikkerhedsgruppernes ansvar at sikre en systematisk vidensdeling, og inddragelse gennem løbende dialog med medarbejderne. Dialogen skal føre til læring, så vi kan følge op på hændelser og forebygge, at de fore-kommer igen. Dette sikrer vi ved at følge nedenstående procedure.

Som en del af forebyggelsen af voldsomme hændelser og for at sikre medarbejdernes trivsel, arbejder vi systematisk med at udarbejde risikovurdering. Der skal laves en risikovurdering på barnet i forbindelse med indflytning/opstart af opgaven. Den første risikovurdering laves ud fra vedlagte papirer, samt de første iagttagelser, der er noteret i Sensum Bosted. 

Hvis risikovurderingen viser en væsentlig risiko, skal der laves en handleplan for, hvordan medarbejderne arbejder med barnet fremadrettet for at imødegå voldsomme episoder. Denne handleplan udarbejdes i personalegruppen til førstkommende personalemøde. Handleplanen indeholder konkrete forslag til fo-rebyggelse af episoder med trusler og vold.

Risikovurdering laves desuden hvert halve år i forbindelse med status, hvis der har været en voldsom episode eller der sker en ændring i barnets adfærd.

Initiativer for at forebygge og efterbehandle voldsomme episoder – både barn og medarbejder:

Barnet/familien

Indflytning/opstart af aflastning:

Barn/ung flytter på Bifrost. Der afholdes opstartsmøde, samt medfølger relevant dokumentation med barnet/den unge. 

Risikovurdering

Der vil på førstkommende personalemøde skulle laves en risikovurdering på ny-indflyttet barn, medfølgende dokumentation samt barnets første tid på afdeling. 

Hændelse
En hændelse af en karakter som kræver registrering bliver registeret i Safetynet og vurderet på 1-10 skala ift. hvor påvirket medarbejderen er blevet.

Handleplan ift. registrering
Afdelingslederen modtager automatisk en mail, når der er lavet registreringer i Safetynet. Hvis der scores 6-10 i registrering betragtes det som en arbejdsskade og lederen er ansvarlig for at følge op, både med den enkelte medarbejder og for udarbejdelse af handleplanen. Det drøftes i personalegruppen. Denne handleplan har til hensigt at forebygge lignende situationer fremadrettet og bliver præsenteret ved et personalemøde. 

Systemet betyder, også at forsikringsafdelingen automatisk får besked.

Risikovurdering
Er en indrapporteret hændelse i Safetynet af en så voldsom karakter, at der kræves en ny risikovurdering, laves denne ved præsentationen af handleplanen. 

Opfølgning på handleplan
Handleplanen opdateres og nye procedurer/ foranstaltninger igangsættes. 

Medarbejderne

Undervisning, Introduktion 
Ved ansættelse på Bifrost skal alle medarbejdere deltage i undervisningsdage i løbet af det første halve år. På disse undervisningsdage præsenteres medarbejderne for konfliktnedtrapning og magtanvendelser. Endvidere præsenteres medarbejderne for Safetynet og hvorledes dette bruges til registrering af relevante hændelser.

P-møder
På alle p-møder afsættes tid til faglig sparring i forbindelse med arbejdsmiljø, herunder sparring i anspændte situationer – hvad fungerer og hvad fungerer ikke i pædagogiske tilgang. Har der været nogle konkrete hændelser, drøftes de, med henblik på læring/forebyggelse.

Supervision
Alle afdelinger får løbende supervision fra ekstern supervisor og/eller intern sags supervision fra afdelingsleder. Supervision sker i faste intervaller tilpasset afdelingens behov.

Akut supervision 
Hvis der har været særlig voldsomme episoder, kan medarbejderne have behov for akut supervision. Dette aftales med afdelingslederen. 

Safetynet registrering
Der scores på hændelser i Safetynet, for derved at vurdere, hvor voldsom hændelsen var, og hvilken støtte medarbejderne har brug for. 
Der skal registreres på alle episoder.
Når sikkerhedsgruppen laver opfølgning efter tre måne-der, kan det vurderes, om nogle registreringer er unødvendige (eks. om noget sprogbrug er barnets normale sprogbrug og dermed ikke udtryk for en krænkelse eller trussel) eller der skal iværksættes særlige initiativer.
Registrering i Safetynet kommer automatisk til forsikringsafdelingen i Vejle Kommune. 

Opdatering på risikovurdering/handleplaner
Risikovurderinger skal være en løbende igangværende proces, som konstant holder personalet opdateret på signaler, som kan aflæses og derigennem styrke medarbejderne i at arbejde konfliktnedtrappende. Risikovurderingerne opdateres ved behov, dog mindst hvert halve år

Ansvarsfordeling – leder/AMR – opfølgning af anmeldelse:
Afdelingslederen modtager automatisk en mail, når der er lavet registreringer i Safetynet. Hvis der scores 6-10 i registrering betragtes det som en arbejdsskade og lederen ansvarlig for at følge op både med den enkelte med-arbejder.

AMR-Gruppen på afdeling sørger for at lave opfølgning hver 3. måned på alle registreringer og analysere, hvorvidt der er noget, som kræver særlig opmærksomhed.

Kompetencegivende kurser/løbende konfliktnedtrappende fokus:
Konfliktnedtrappende tilgang, skånsom magtanvendelse, og mentaliserende arbejde. 

Psykisk førstehjælp

Når en kollega har behov for psykisk førstehjælp, følges anvisningen der findes i medarbejderhåndbogen 

Beredskabsplan ved voldsomme episoder
Følg beredskabsplanen for voldsomme episoder.

Formålet med en uddannelsespolitik i Bifrost, er at sikre, den enkelte medarbejdergrupperne som helhed, er kvalificerede til at løse institutionens opgaver.

•At opkvalificere opgaveløsningen
•At understøtte fælles faglig udvikling

Der er enighed mellem ledelse og medarbejdere om, at uddannelse med til at understøtte:

•Løbende kompetenceudvikling
•Opkvalificering og udvikling af medarbejdere, både som gruppe og individuelt, i alle faggrupper
•Udvikling af metode
•Rekruttering og fastholdelse af medarbejdere
•Udvikling af Bifrost
•Udvikling af medarbejdere i alle faggrupper

Ledelsen i Bifrost har ansvaret for at medarbejderne er kvalificerede til at varetage institutionens opgaver.

Uddannelse deles op i følgende:

•Interne kurser, der supplerer viden
•Efteruddannelse som kompetenceudvikling
•Videreuddannelse som kompetencegivende (længerevarende forløb)

I Bifrost prioriterer vi fælles uddannelse og efteruddannelse, med henblik på fælles kompetenceudvikling og implementering. Dette sker gennem fælles undervisning på afdelingerne.

Ønske om individuel uddannelse eller kompetenceudvikling, kan fremsættes på MUS/LUS-samtaler.

Såfremt det vurderes at have betydning for kvalitetens af opgaveløsningen, skal der laves en skriftlig ansøgning, med beskrivelse af relevans og effekt i forhold til opgaveløsningen i Bifrost.

Der skal også beskrives hvordan man forventer at implementere det i arbejdet, samt hvad man har behov for, fra sin ledelse for at lykkedes.

Denne tages med til ledergruppen, der træffer endelig beslutning.

En afdelingsleder kan selv træffe beslutning af kursusdage med kursusafgift på op til 5000,-

Der er et ledelsesansvar, at alle nyansatte medarbejdere opkvalificeres i interne kurser, da det er disse metoder der bruges i Bifrost.

Planlægning af uddannelse og kompetenceudvikling

En gang om året, drøftes det kommende års uddannelsesfokus, samt efterfølgende på MEDudvalg. Efterfølgende planlægger ledelsen fokus for året.

Der aftales her, hvilket fælles afsæt alle medarbejdere i Bifrost, skal have for året og der laves afdelingsvise uddannelsesfokus

Bifrosts afdelinger har ofte børn og unge i en lang årrække, og har derfor mulighed for at være medskaber af sunde kostvaner der kan tages med ind i deres voksne liv.

Vi skal med udgangspunkt i målgruppens funktionsniveau forsøge at skabe sunde og varige kostvaner der er understøttende for deres sociale og sundhedsmæssige udvikling. For de børn der har mulighed for det, tilstræbes det at skabe inkluderende måltidsmiljøer hvor måltidet bliver et samlende fælles tredje.

På Bifrost arbejdes der med fokus på sanseindtryk og sansestimuli og vi er bevidste om hvilken positiv rolle mad og måltider kan have for alle mennesker. Vi er bevidste om at kostcirklen er udarbejdet med henblik på raske mennesker, derfor vil der være tilfælde hvor vi med udgangspunkt i målgruppens forskellige funktionsniveau ser et behov for en særlig tilrettelagt kost der falder uden for kostcirklens anbefalinger. På nogle afdelinger gives der sondemad til multihandicappede børn, dette gives i samarbejde med Nutricia og diætister, er sikre den rigtige kostsammensætning for målgruppen.

Bifrost ser stor værdi i det gode samarbejde med forældre, pårørende, sundhedsfaglige instanser og andre relevante partnere, og er derfor i løbende dialog om hvordan vi sikrer den bedst mulige ernæring for målgruppen.

Som en del af Bifrosts mission indgår målet om at levere høj kvalitet og faglighed i alle opgaver. Derfor ser vi dette som en vigtig del af fagligheden at alle ansatte holder sig opdateret med kostcirklen og selv tilegner sig nødvendig viden ud fra de officielle kostråd.

Se mere på (www.altomkost.dk)

Generelt
Alle Bobørn på Bifrost, følger KL's taksttabel i gavebeløb.

Bifrost betaler gaver til børn i ophold på Bifrost.

KL's takttabel

Fødselsdag
Børn i støtteophold får en gave, hvis de opholder sig på afdelingen på deres fødselsdag.
Prisen på den enkelte gave, skal altid drøftes med afdelingslederen. 

Konfirmation 

Børn i støtteophold, kan få en gave fra Bifrost, til en værdi op til 200 kr. 
Vær opmærksom på man ikke må købe gavekort.

Børn i Bo-ophold, får som udgangspunkt planlagt en konfirmation i tætsamarbejde med forældrene/værgen. 

Det er vigtigt der huskes at melde barnet til præst, hvis barnet ønskes konfirmeret. 

Den økonomiske del omkring barnets konfirmation, afholdes af forældrene. Forældrene har mulighed for at søge tilskud ved barnets sagsbehandler.

Beløb til gave for bobarn, vil altid være ud fra den årligt regulerede takst fra KL. 

Nyansættelse:

Under udarbejdelse

25 års jubilæum:

Bifrost giver reception, hvis medarbejder har et ønske herom. Beløbet er op til 3500 kr.

40 års jubilæum:

Bifrost giver reception, hvis medarbejder har et ønske herom. Beløbet er op til 3500 kr.

Fratrædelse ved pension:

Bifrost giver reception, hvis medarbejder har et ønske herom. Beløbet er op til 3500 kr.

Afsluttende arbejdsrelateret eksamen:

Bifrost giver en blomst/gave. Beløbet er op til 300 kr.

Langvarig sygdom:

Bifrost giver en blomst/gave. Beløbet er op til 300 kr.

Julegave:

Bifrost giver julegave til alle medarbejdere ansat over 20 timer pr. uge.

Rund Fødselsdag:

Kollegaer står for at samle ind til en blomst/gave.

Bryllup:

Kollegaer står for at samtale ind til en blomst/gave.

Sølvbryllup:

Kollegaer står for at samle ind til en blomst/gave.

Fødsel:

Kollegaer står for at samle ind til en blomst/gave.

Dødsfald i familien, ved ægtefælle og børn:

Bifrost betaler en blomst/gave. Beløbet er op til 300 kr.

Dødsfald medarbejder:

Bifrost betaler en krans. Beløbet er op til 500 kr.

Vejle Kommunes gavebod:

Der skal være tale om 5 års uafbrudt ansættelse, førend der kan gives en gave fra Vejle Kommunes gavebod. Du kan læse Vejle Kommunes retningslinjer for gaver i forbindelse med jubilæum og pension her.

Buketter og andre begivenheder

Ledelsen kan efter individuel vurdering, give buketter eller mindre opmærksomheder, i andre foranledninger end beskrevet ovenstående. 

Her vil snarest komme et link, der fører dig frem til følgende instrukser for:

• Kørsel med børn/unge i bus/bil
• Procedurer i forbindelse med bad
• Bilagshåndtering
• Lommepenge og tøjpenge
• Eurocard

Her vil der komme et link til alle Bifrost sundhedsfaglige instrukser, der aktuelt opdateres.