Medarbejderhåndbog- primo
Denne medarbejderhåndbog, er en del af et samlet materiale, der til sammen skal sikre en høj faglighed og et godt arbejdsmiljø i Bifrost. Vi arbejder professionelt sammen – under tydelige kridtstreger. Sådan kan vi sammen skabe de bedste rammer for alle børn og unge i Bifrost, og et godt arbejdsmiljø for dig der er medskaber af de gode rammer i Bifrost.
Hvem er vi?
Bifrost er et kommunalt bosted, med støtteophold og bo-ophold, for børn og unge med en funktionsnedsættelse, op til det 18. år.
Vi er ét samlet Bifrost, fordelt på 3 matrikler i hhv. Børkop, Brejning og Vejle.
Samlet består Bifrost af 8 afdelinger med børn og unge, én administration med teknisk-administrativt personale samt vores Familiekontor med faglige Familiekonsulenter.
Organisationsdiagram Bifrost
Indholdsfortegnelse
Det faglige grundlag i Bifrost er baseret på vores vision og Mission.
Understøttet af en faglig ambition, er det faglige grundlag i Bifrost, det der danner rammen for dit arbejde.
Onboarding - for dig der er ny hos Bifrost
For at sikre, at du som ny hos Bifrost, er godt rustet til dine opgaver, starter du op i vores Onboardingforløb, der bl.a. består af:
•Velkomst materiale
•Introsamtale med din leder
•2 faglige temadage
•En række af kurser
•Introvagter med mentorordning
Mentorordning
Som ny i Bifrost, tilknyttes du en mentor, fra den afdeling du er ansat i.
Din mentor vil så vidt muligt følge dig på din første vagt, og introducere dig til dine opgaver.
Du kan altid spørge og søge sparring ved alle – ikke kun din mentor.
Det vil fremgå af dit Onboardingmateriale, hvilken kollega, der er din mentor.
Faglige Temadage
Over 2 temadage, vil du blive introduceret for Bifrost som organisation, arbejdsplads
og som et hjem for børn og unge. Du vil bl.a. modtage undervisning i lovgivning,
magtanvendelser, Psykisk førstehjælp, risikovurderinger, beredskabsplaner og
professionelt samarbejde.
Kurser i introforløbet
Bifrost tilbyder en række af interne kurser. Nedenstående er de kurser du får i dit onboardingforløb:
Førstehjælp og brandkursus
Basis Medicinhåndtering
Neuropædagogik
Alternativ Supplerende samarbejde
Low Arousal og Low Arousal 2
Ansættelse
Når du bliver ansat hos Bifrost, modtager du dokumentation på din ansættelse fra Vejle kommunes lønkontor. Du vil også modtage andre dokumenter i din E-boks, som du skal underskrive og returnere. Bl.a. samtykke til at indhente børne- og straffeattest. Har du spørgsmål til dette, kan du altid kontakte din kommende leder eller planlægger.
Fratrædelse
Skal du fratræde din stilling, er det vigtigt for dig at vide, hvilken dato du kan fratræde. Her skal du altid tage udgangspunkt i dit ansættelsesbrev. Fratrædelsesvarsel er afhængigt af hvordan du er ansat. Du kan læse mere om dette på din fagforenings hjemmeside, eller spørg din leder.
Ferie og fri
Ferieåret løber fra 1. september til 31. august. Du optjener 2,08 feriedage hver måned, hvor du er ansat, får løn, har orlov eller får udbetalt pension.
Du kan læse alt om hvordan du optjener og afholder ferie, på Vejle kommunes Intraside.
Aftale vedr. ferieplanlægning:
Billede fra medarbejderhåndbogen tilføjes
Sygemelding og raskmelding
Sygemelding – Din opgave
Alle kan blive syge – Sygdom er en privat sag, fravær en fælles sag.
Din sygemelding skal som udgangspunkt ske inden kl. 9.00, medmindre andet er aftalt med din afdelingsleder.
Hverdage:
I tidsrummet kl. 08.00 – 16.00 kontaktes din nærmeste leder. Ved leders fravær, kontaktes en anden afdelingsleder.
I tidsrummet kl. 16.00 – 08.00 kontaktes den afdeling, du skulle have mødt op til.
Der SKAL være personlig kontakt, det er IKKE tilstrækkeligt med sms eller besked på svarer.
Afdelingen der modtager en sygemelding, sender en mail/ sms til afdelingsleder og afdelingens mødeplanlægger, med info om sygemelding.
Weekender:
I weekenden kontaktes afdelingen. Der SKAL være personlig kontakt, der er IKKE tilstrækkeligt med en sms eller besked på telefonsvarer.
Afdelingen der modtager en sygemelding, sender en mail/sms til den leder der har akuttelefonen, afdelingslederen og planlægger, og informere om sygemelding.
Sygemelding – afdelingens opgave
Modtages en sygemelding på afdelingen, hvor du er på arbejde, skal afdelingen vurdere hvorvidt der er brug for en vikar.
Vurderes der behov for en vikar, forsøges vagten dækkes i følgende rækkefølge:
Hvis der kan ikke indkaldes kollega med PF-dag, uden kontakt med afdelingsleder ring til akuttelefonen.
Raskmelding – din opgave
til din afdelingsleder.
Tavshedspligt
Som offentlig ansat, har du tavshedspligt.
Du må ikke videregive fortrolige oplysninger, du møder i dit arbejde.
Tavshedspligten gælder for alle ansatte- uanset hvordan du er ansat
På samme vis, gælder din tavshedspligt også, selvom du er stoppet i Bifrost.
GDPR og sociale medier
Som offentlig ansat er du underlagt Vejle Kommunes regler om GDPR og sociale medier.
Det betyder bl.a. at du skal huske, at du altid vil være en repræsentant for Bifrost- også i det sociale, digitale rum, når du ikke er på arbejde.
Akut telefonen
Akuttelefonen er til akutte situationer, hvor du ikke via egne handlinger, kan få løst en given problemstilling.
Ledergruppen har på skift ansvar for akuttelefonen.
Akutfunktionen er til for at understøtte dig I weekenden og hverdagen- uden for dagstimerne, under omstændigheder som forhindrer ordinær daglig drift, og som du ikke selv kan løse.
Hvornår skal akuttelefonen anvendes?
Driftsforstyrrelser eller akut opståede situationer
Ved driftsforstyrrelser eller akut opståede situationer, håndteres situationen- gerne med sparring fra kolleger- med hensigt i at finde den bedste løsning, samt sund fornuft.
Handlinger håndteres med hensyntagen til faglig forsvarlighed:
-Kan der laves aftaler med tilstedeværende kolleger, om at give støtte/aflaste hinanden?
- Kan opgaver nedprioriteres og dermed fokuseres på de primære og basale opgaver?
Tilgængelighed
Hvis den ansvarlige leder ikke svarer, indtales en besked eller sendes en sms med navn, afdeling og telefonnr. Der vil blive svaret hurtigst muligt. Hvis det blot er til orientering, kan der med fordel sendes en sms.
Akutplan
Rygepolitik
Det er ikke tilladt at ryge i din arbejdstid. Dette gælder fra din arbejdstid starter til den slutter. Altså kan du heller ikke flexe ud, eller bruge dine pauser til dette.
Dette er også gældende for e-cigaretter og snus.
AMR, TR, LokalMED og advisoryboard
Arbejdsmiljørepræsentanter
På alle afdelinger, er der valgt eller tilknyttet en AMR (Arbejdsmiljørepræsentant).
Her kan du henvende dig, hvis du har spørgsmål til dit daglige arbejdsmiljø.
AMR deltager i 2 årlige møder i arbejdsmiljøgruppen, hvor de også kan tage evt. ønsker/problematikker videre til LokalMED og ledelsen i Bifrost.
Tillidsrepræsentanter
I Bifrost har vi to valgte tillidsrepræsentanter fra SL. De fungerer som repræsentanter for alle medarbejdere i Bifrost. Du kan altid kontakte TR, hvis du brug for det, eller blot ønsker de skal deltage som bisidder i en arbejdsrelateret samtale. Du kan finde deres kontaktoplysninger på den fælles Bifrost telefonliste, eller spørge Bitten
LokalMED
Bifrost har også et LokalMED, samlet af repræsentanter fra hele organisationen.
Her kommer du som ansat nærmere ‘maskinrummet’ og får indflydelse på fælles beslutninger for bl.a. medarbejdere i Bifrost.
Advisoryboard
Bifrost advisoryboard, er et politisk udvalgt rådgivningsforum, med repræsentanter fra frivillighed, politik, medarbejdere og ledelsen i Bifrost.
Digitale arbejdsredskaber
Som medarbejder i Vejle Kommune, får du din egen bruger, der består af 5 bogstaver.
Vi bruger Microsoft Office Programmer, du kan tilgå gennem din browser, når du er logget ind på en PC.
Du vil have dit personlige drev på din bruger, forankret i OneDrive.
Du vil også have adgang til TEAMS, der er platformen for digitale møder, og dokumenter fra det tidligere fællesdrev.
Procedure ved magtanvendelse
Enkelt vejledning til pædagogiske personale efter en magtanvendelse
Hvis du laver en magtanvendelse, skal du inden du holder fri, sikre dig:
Se formulering herunder.
Beredskabsplan - håndtering af voldsomme episoder
Når en kollega bliver udsat for voldsomme episoder, er det vigtigt at være opmærksom på at:
Når overgrebet er sket, skal du som kollega:
-aflaste den ramte
-sørge for at vedkommende kommer et sikkert sted hen
-vurdere situationens alvor
-vurdere, om der er behov for yderligere hjælp
-sørge for, at der er tid til at snakke om episoden ved arbejdets ophør – og tidligere hvis det er nødvendigt
-ved alvorlig fysisk vold skal den skaderamte omkring skadestuen, således at der bliver optaget rapport
-sørge for at afdelingslederen eller en leder via akuttelefonen får besked – hvornår det gøres er afhængigt af situationens alvor, men det skal være inden arbejdstids ophør
-Vurder inden den skaderamte tager hjem, om vedkommende kan være alene, hvis pågældende ikke har nogen at være sammen med efter arbejdstid
-Kontakt evt. pårørende ved brug af kriseplan/kuvertperson
-Hjælp eventuelt med hjemtransport eller andre praktiske problemer
-Ved voldsepisoder af en meget alvorlig karakter skal afdelingsleder/akuttelefonen give Centerleder besked så hurtigt som muligt
Politianmeldelse
Ud fra en konkret vurdering af voldsepisoden vurderer ledelsen, hvorvidt der skal ske en politianmeldelse fra institutionens side. Der skal altid defineres et klart mål med anmeldelsen. Det skal desuden drøftes, hvordan man efterfølgende vil arbejde videre med den, der har udøvet volden.
Medarbejderen, der har været udsat for vold, har altid juridisk ret til at foretage en politianmeldelse.
Politianmeldelse skal ske inden for 72 timer.
Afdelingslederen/akuttelefonen har ansvaret for at følge op på episoden og for at orientere medarbejderen om muligheden for psykologhjælp/krisestøtte. Afdelingslederen orienterer Centerleder.
Afdelingslederen har ansvar for at mødes med de implicerede medarbejdere, så der kan ske en debriefing og der udarbejdes en beskrivelse af situationen. Der er mødepligt til opgaven. Afdelingsleder giver AMR besked.
Afdelingslederen og Centerleder beslutter i fællesskab, om hele personalegruppen skal indkaldes til debriefing.
Centerleder skal have beskrivelsen indenfor 24 timer og tager ansvar for den videre behandling i samarbejde med afdelingslederen.
Hvis den ramte bliver sygemeldt, træder Sygepolitikkens procedurer i kraft ift. at holde jævnlig kontakt med den skaderamte.
På først kommende personalemøde drøftes episoden og der udarbejdes en risikovurdering og handleplan. Hver afdeling har evt. særlige procedurer for efterbehandling, som træder i kræft.
Det har stor betydning, at kollegaer holder kontakt med den ramte.
Afdelingens sikkerhedsgruppe sikrer, at de formelle retningslinjer bliver overholdt ift. overholdelse af tidsfrister for udfyldelse af skema, indberetning i Safetynet vedr. arbejdsskade.
Det indskærpes, at det er vigtigt altid at anmelde alt – selv tilsyneladende ubetydelige forhold - med henblik på senere anerkendelse af skaden og eventuel erstatning.
De øvrige kolleger, bliver orienteret af afdelingsleder eller sikkerhedsrepræsentant om hændelsen, og om de tiltag, der er gjort.
Safetynet - indberetning af nærvedsulykker
En nærved ulykke er en ulykke som er lige ved at ske, men som ikke helt sker alligevel.
Det kan være lidt svært at definere, men et par eksempler kan være:
Ved en nærved ulykke er der som udgangspunkt ingen skade sket, men det kan jo være, at den indtræffer på et senere tidspunkt, f.eks. ved at du får ondt i benet/knæet efter førnævnte eksempel, måske fordi knæet har fået en forkert belastning, eller et forkert vrid. Derfor er det vigtigt, at nærved ulykkerne bliver registreret. Du skal derfor oprette en nærvedulykke i forsikringssystemet SafetyNet, som du finder på Vejle kommunes intranet.
Hvis hændelsen på et senere tidspunkt udvikler sig til en regulær arbejdsskade, vil den registrerede nærved ulykke indgå heri.
Voldspolitik
Indhold voldspolitik:
Forebyggelse af voldsomme episoder, håndtering, opfølgning og læring
I forbindelse med vores arbejde på Bifrost kan vi risikere at blive offer for vold, trusler eller krænkelser (herefter omtales disse samlet ”voldsomme episoder”) fra børn, unge eller forældre. Det vil i alle tilfælde være traumatiserende i mildere eller sværere grad, og det er vigtigt at disse voldsomme episoder i alle tilfælde betragtes som arbejdspladsens problem – det er ikke et spørgsmål om den enkelte ansattes grænser eller faglige kvalifikationer.
Denne voldspolitik er en beskrive af, hvordan vi på Bifrost arbejder for at forebygge vold, trusler, krænkelser eller andre voldsomme episoder. Dette gør vi helt overordnet ved, at fokusere på, at personalet har de kompetencer, som er nødvendige, for at arbejde med målgruppen. Endvidere har vi meget fokus på oplæring til konkrete opgaver og løbende videreuddannelse. Dertil har Bifrost udarbejdet en systematisk måde at arbejde med håndtering, opfølgning og læring efter voldsomme episoder. Alt dette bliver beskrevet i denne voldspolitik.
Uddannelsespolitik
Formålet med en uddannelsespolitik i Bifrost, er at sikre, den enkelte medarbejdergrupperne som helhed, er kvalificerede til at løse institutionens opgaver.
Der er enighed mellem ledelse og medarbejdere om, at uddannelse med til at understøtte:
Ledelsen i Bifrost har ansvaret for at medarbejderne er kvalificerede til at varetage institutionens opgaver.
Uddannelse deles op i følgende:
I Bifrost prioriterer vi fælles uddannelse og efteruddannelse, med henblik på fælles kompetenceudvikling og implementering. Dette sker gennem fælles undervisning på afdelingerne.
Ønske om individuel uddannelse eller kompetenceudvikling, kan fremsættes på MUS/LUS-samtaler.
Såfremt det vurderes at have betydning for kvalitetens af opgaveløsningen, skal der laves en skriftlig ansøgning, med beskrivelse af relevans og effekt i forhold til opgaveløsningen i Bifrost.
Der skal også beskrives hvordan man forventer at implementere det i arbejdet, samt hvad man har behov for, fra sin ledelse for at lykkedes.
Denne tages med til ledergruppen, der træffer endelig beslutning.
En afdelingsleder kan selv træffe beslutning af kursusdage med kursusafgift på op til 5000,-
Der er et ledelsesansvar, at alle nyansatte medarbejdere opkvalificeres i interne kurser, da det er disse metoder der bruges i Bifrost.
Planlægning af uddannelse og kompetenceudvikling
En gang om året, drøftes det kommende års uddannelsesfokus, samt efterfølgende på MEDudvalg. Efterfølgende planlægger ledelsen fokus for året.
Der aftales her hvilket fælles afsæt alle medarbejdere i Bifrost, skal have for året og der laves afdelingsvise uddannelsesfokus
Kostpolitik
Bifrosts afdelinger har ofte børn og unge i en lang årrække, og har derfor mulighed for at være medskaber af sunde kostvaner der kan tages med ind i deres voksne liv.
Vi skal med udgangspunkt i målgruppens funktionsniveau forsøge at skabe sunde og varige kostvaner der er understøttende for deres sociale og sundhedsmæssige udvikling. For de børn der har mulighed for det, tilstræbes det at skabe inkluderende måltidsmiljøer hvor måltidet bliver et samlende fælles tredje.
På Bifrost arbejdes der med fokus på sanseindtryk og sansestimuli og vi er bevidste om hvilken positiv rolle mad og måltider kan have for alle mennesker. Vi er bevidste om at kostcirklen er udarbejdet med henblik på raske mennesker, derfor vil der være tilfælde hvor vi med udgangspunkt i målgruppens forskellige funktionsniveau ser et behov for en særlig tilrettelagt kost der falder uden for kostcirklens anbefalinger. På nogle afdelinger gives der sondemad til multihandicappede børn, dette gives i samarbejde med Nutricia og diætister, er sikre den rigtige kostsammensætning for målgruppen.
Bifrost ser stor værdi i det gode samarbejde med forældre, pårørende, sundhedsfaglige instanser og andre relevante partnere, og er derfor i løbende dialog om hvordan vi sikrer den bedst mulige ernæring for målgruppen.
Som en del af Bifrosts mission indgår målet om at levere høj kvalitet og faglighed i alle opgaver. Derfor ser vi dette som en vigtig del af fagligheden at alle ansatte holder sig opdateret med kostcirklen og selv tilegner sig nødvendig viden ud fra de officielle kostråd.
Se mere på (www.altomkost.dk)
Gavepolitik for børn og unge
Børn i støtteophold får en gave, hvis de opholder sig på afdelingen på deres fødselsdag. prisen på den enkelte gave, skal altid drøftes med afdelingslederen.
Takster på gaver til fastboende børn, er anført i KL's taksttabel.
Gavepolitik for medarbejdere og studerende
Nyansættelse:
Under udarbejdelse
25 års jubilæum:
Bifrost giver reception, hvis medarbejder har et ønske herom. Beløbet er op til 3500 kr.
40 års jubilæum:
Bifrost giver reception, hvis medarbejder har et ønske herom. Beløbet er op til 3500 kr.
Fratrædelse ved pension:
Bifrost giver reception, hvis medarbejder har et ønske herom. Beløbet er op til 3500 kr.
Afsluttende arbejdsrelateret eksamen:
Bifrost giver en blomst/gave. Beløbet er op til 300 kr.
Langvarig sygdom:
Bifrost giver en blomst/gave. Beløbet er op til 300 kr.
Julegave:
Bifrost giver julegave til alle medarbejdere ansat over 20 timer pr. uge.
Rund Fødselsdag:
Kollegaer står for at samle ind til en blomst/gave.
Bryllup:
Kollegaer står for at samtale ind til en blomst/gave.
Sølvbryllup:
Kollegaer står for at samle ind til en blomst/gave.
Fødsel:
Kollegaer står for at samle ind til en blomst/gave.
Dødsfald i familien, ved ægtefælle og børn:
Bifrost betaler en blomst/gave. Beløbet er op til 300 kr.
Dødsfald medarbejder:
Bifrost betaler en krans. Beløbet er op til 500 kr.
Fundamentet i Bifrost er baseret på vores mission og vision. Understøttet af en faglig ambition, er det til sammen det faglige grundlag, der danner rammen for dit arbejde i Bifrost
Fagligt fundament
