Medarbejderhåndbog

Spørg altid om hjælp, og husk at samarbejde på tværs af afdelingerne.

Tag altid udgangspunkt i det enkelte barns behov.

Skemaet skal læses nedefra og op

Nummeret til akuttelefonen: 20 16 11 94

Du kan IKKE sende SMS til akuttelefonen.

Akuttelefonen er til akutte situationer, hvor du ikke via egne handlinger kan få løst en given problemstilling.

Hvornår skal akuttelefonen anvendes?

• Opkald til 112 alarmcentralen
• Dødsfald, krise, brand og lignende
• Ved akutte udfordringer der ikke kan løses af personalet i Bifrost. Fx ved akut mangel på personale der ikke kan løses af medarbejdere på arbejde.

Driftsforstyrrelser eller akut opståede situationer

Når disse situationer opstår, agerer medarbejderen – gerne med sparring fra kolleger – med hensigten at finde den bedste løsning.

Handlinger håndteres med hensyntagen til faglig forsvarlighed:

• Kan der laves aftaler med tilstedeværende kolleger om at give støtte/aflaste hinanden?
• Kan opgaver nedprioriteres og dermed fokuseres på de primære og basale opgaver?

Overordnet set skal akutfunktionen understøtte medarbejderne i weekenden og hverdagen under omstændigheder, der forhindrer ordinær dagligt drift, som medarbejderen ikke slev har kunnet løse. 

Tilgængelighed

Hvis den ansvarlige leder ikke svarer:

• Hvis det blot er til orientering: indtales en besked med navn, afdeling og telefonnr. Der vil blive svaret hurtigst muligt.
• Ved særlig akutte hændelser (brand, dødsfald, alvorlige personulykker) tages der kontakt til centerleder eller anden leder, HVIS man ikke kan få øjeblikkelig kontakt med ansvarlig for akuttelefonen.

Ledergruppen har på skift ansvar for akuttelefonen en uge ad gangen – fra mandag kl. 8.00 til mandag kl. 8.00.

På hverdage inden for alm. arbejdstid kl. 8-16 løses afdelingens opgaver med egen afdelingsleder.

Når du bliver ansat hos Bifrost, modtager du dokumentation på din ansættelse fra Vejle Kommunes lønkontor.

Du vil også modtage andre dokumenter i din e-Boks, som du skal underskrive og returnere, som bl.a. samtykke til at indhente børne- og straffeattest. Har du spørgsmål til dette, kan du altid kontakte din kommende leder eller planlægger. 

Din prøvetid er som udgangspunkt 3 mdr., medmindre du har aftalt andet med din leder. 

Arbejdsmiljørepræsentanter

På alle afdelinger er der valgt en arbejdsmiljørepræsentant (AMR).
Her kan du henvende dig, hvis du har spørgsmål til dit daglige arbejdsmiljø.

AMR deltager i 2 årlige møder i arbejdsmiljøgruppen, hvor de også kan tage evt. ønsker/problematikker videre til LokalMED og ledelsen i Bifrost.

Tillidsrepræsentanter

Vi har i Bifrost to valgte tillidsrepræsentanter fra SL. De fungerer som repræsentanter for alle medarbejdere i Bifrost.
Du kan altid kontakte TR, hvis du brug for det, eller blot ønsker de skal deltage som bisidder i en arbejdsrelateret samtale.
Du kan finde kontaktoplysninger på TR på den fælles Bifrost telefonliste eller spørge Bitten, som er vores chatbot.

LokalMED

Bifrost har et LokalMED samlet af repræsentanter fra hele organisationen.

Her kommer du som ansat nærmere ‘maskinrummet’ og får indflydelse på fælles beslutninger, for bl.a. medarbejdere i Bifrost.

Advisory board

Bifrost Advisory board er et politisk udvalgt rådgivningsforum med repræsentanter fra forældregruppen, frivillighed, politik, medarbejdere og ledelsen i Bifrost.

Psykisk førstehjælp – se også plakat om psykisk førstehjælp på opslagstavlen

Når en kollega bliver udsat for voldsomme episoder, er det vigtigt at være opmærksom på at:

•     give omsorg
•     være lyttende og ikke vurderende eller bebrejdende
•     undlade antydninger om, at tingene kunne være håndteret anderledes
•     undlade at intellektualisere, dramatisere eller snakke om sig selv
•     skaderamte ikke altid er i stand til selv at tænke klart og konstruktivt
•     skaderamte ikke altid kan være sin egen problemløser 

Det er ledelsens vurdering, hvordan der skal handles, fx om den involverede medarbejder evt. skal sendes hjem.

Når overgrebet er sket, skal du som kollega:

• aflaste den ramte
• sørge for at vedkommende kommer et sikkert sted hen
• vurdere situationens alvor
• vurdere, om der er behov for yderligere hjælp
• sørge for, at der er tid til at snakke om episoden ved arbejdets ophør – og tidligere hvis det er nødvendigt
• ved alvorlig fysisk vold skal den skaderamte omkring skadestuen, således at der bliver optaget rapport
• sørge for at afdelingslederen eller en leder via akuttelefonen får besked – hvornår det gøres er afhængigt af situationens alvor, men det skal være inden arbejdstids ophør
• vurdere inden den skaderamte tager hjem, om vedkommende kan være alene, hvis pågældende ikke har nogen at være sammen med efter arbejdstid
• evt. kontakte pårørende ved brug af kriseplan/kuvertperson
• evt. hjælpe med hjemtransport eller andre praktiske problemer
• Ved voldsepisoder af en meget alvorlig karakter skal afdelingsleder/akuttelefonen give centerleder besked så hurtigt som muligt

Opfølgning på episoder af særlig voldsom karakter
Afdelingslederen/ansvarlig for akuttelefonen har ansvaret for at følge op på episoden og for at orientere medarbejderen om muligheden for psykologhjælp/krisestøtte. 
Afdelingslederen orienterer centerleder. 

Afdelingslederen har ansvar for at mødes med de implicerede medarbejdere, så der kan ske en debriefing, og der udarbejdes en beskrivelse af situationen. Der er mødepligt til opgaven. Afdelingsleder giver AMR besked. 
Afdelingslederen og centerleder beslutter i fællesskab, om hele personalegruppen skal indkaldes til debriefing.

Centerleder skal have beskrivelsen indenfor 24 timer og tager ansvar for den videre behandling i samarbejde med afdelingslederen.  

Hvis den ramte bliver sygemeldt, træder Sygepolitikkens procedurer i kraft ift. at holde jævnlig kontakt med den skadesramte.

På først kommende personalemøde drøftes episoden, og der udarbejdes en risikovurdering og handleplan. Hver afdeling har evt. særlige procedurer for efterbehandling, som træder i kræft.
Det har stor betydning, at kollegaer holder kontakt med den ramte.

Afdelingens sikkerhedsgruppe sikrer, at de formelle retningslinjer bliver overholdt ift. overholdelse af tidsfrister for udfyldelse af skema, indberetning i Safetynet vedr. arbejdsskade.

Det indskærpes, at det er vigtigt altid at anmelde alt – selv tilsyneladende ubetydelige forhold – med henblik på senere anerkendelse af skaden og eventuel erstatning.

De øvrige kolleger bliver orienteret af afdelingsleder eller sikkerhedsrepræsentant om hændelsen og om de tiltag, der er gjort.

Politianmeldelse
Ud fra en konkret vurdering af voldsepisoden vurderer ledelsen, hvorvidt der skal ske en politianmeldelse fra institutionens side. Der skal altid defineres et klart mål med anmeldelsen. Det skal desuden drøftes, hvordan man efterfølgende vil arbejde videre med den, der har udøvet volden.

Medarbejderen, der har været udsat for vold, har altid juridisk ret til at foretage en politianmeldelse.
Politianmeldelse skal ske inden for 72 timer. 

Behandling af episoder i arbejdsmiljøgruppen
To gange årligt laves et udtræk fra Safetynet af arbejdsmiljørepræsentanterne. Arbejdsskaderne gennemgås og drøftes i arbejdsmiljøgruppen med fokus på forebyggelse.

Udarbejdet og godkendt af AMR . marts. 2023
Udarbejdet og godkendt af MED . marts. 2023

Man er som medarbejder selv ansvarlig for betaling i tilfælde af, at man får en parkeringsafgift eller fartbøde i et af Bifrosts køretøjer.

Når du kører i en af Bifrosts biler, skal de bakkes i bås ved parkering. Busser med lift er undtaget

Ved indgangspartier på vores afdelinger hænger en brand- og evakueringsinstruks samt to paprør med vest og instruks til evakueringsleder og samlepladsleder.

Som medarbejder i Vejle Kommune, får du din egen digitale bruger, der består af 5 bogstaver.
Din mailadresse vil være dine 5 initialer@vejle.dk.

Vi bruger Microsoft Office Programmer, du kan tilgå gennem din browser, når du er logget ind på en PC.

I hverdagen bruger vi

• Bifrosts hjemmeside med både intern og ekstern info
• Bosted/Sensum One - GDPR-sikret dagbogssystem  
• Microsoft Teams til organisationens filer
• OneDrive til dine personlige filer
• Opus vagtplan 
• Div. digitale systemer til daglig drift

Vores arbejde i Bifrost er baseret på vores vision og mission, der skaber ramme for, hvem vi er til for, hvordan vi vil løse opgaven og altid arbejder med barnet i centrum. Bifrosts faglige ambition beskriver uddybende, hvordan vi sikrer en høj faglighed og tydelige rammer, der kridter banen op for Bifrost. 

At barnet skal være i centrum, når Bifrost bliver barnets hjem, er for os essentielt. 
Vi ønsker, at det skal være tydeligt, hvordan vi arbejder ud fra et helhedsorienteret perspektiv, i såvel skrift som tale og ikke mindst handling.

Det pædagogiske og sundhedsfaglige arbejde går hånd i hånd. Dét er en del af vores kerneopgave, og det er vigtigt, at vi har et fælles fagligt afsæt for vores arbejde med alle de enestående børn og unge i Bifrost. 

Børneperspektivet er centralt for os, hvilket skal kunne ses og opleves overalt internt i organisationen og i eksterne samarbejdsrelationer.  

Her kan du læse Bifrosts faglige ambition

Ferieåret løber hvert år, fra 1. september til 31. august. 
Du optjener 2,08 feriedage hver måned, hvor du er ansat, får løn, har orlov eller får udbetalt pension.

Du kan læse alt om, hvordan du optjener og afholder ferie på Vejle Kommunes intraside. 

Aftale vedr. ferieplanlægning:

Ferieønsker registreres i OPUS vagtplan

Af de 3 ugers hovedferie (sommerferie); ønskes min. 2 ugers
sammenhængende, og afvikles som udgangspunkt som hele uger.

Ønskes der ikke ferie rettidigt, vil der pålægges ferie inden for de gældende
varslingsregler:

• Hovedferien = 3 måneder før afholdelse
• Restferie = 1 måned før afholdelse af ferien

Vi bestræber os på, at alle kan holde ferie efter egne ønsker. Det er dog ikke altid, alle ferieønsker kan efterkommes. Derfor vil det altid være din afdelingsleder, der træffer den endelige beslutning om fordeling af ferie. 

Det aftales lokalt på afdelingerne, om ferie afholdes på baggrund af ugenorm eller grundrul. Kontakt din afdelingsleder for mere info.

Ferie i foråret 01.01 - 31.05

Deadline for ønsker: 01.09

Deadline for tilbagemelding: 01.10

Sommerferie 01.06 - 30.09

Deadline for ønsker: 01.01

Deadline for tilbagemelding: 01.03

Ferie i efteråret 01.10 - 31.12

Deadline for ønsker: 01.06

Deadline for tilbagemelding: 01.07

I Bifrost lægger vi vægt på følgende i samarbejdet med forældrene:

• Vi ser forældre som eksperter på deres eget barn. Vi lytter og inddrager dem i beslutninger om barnets liv.
• Vi møder forældre ud fra en anerkendende tilgang med fokus på ressourcer og styrker.
• Forældres og barnets behov for kontakt og samvær er omdrejningspunktet for hvordan, vi planlægger besøg i Bifrost eller hjemmet, mail, opkald, hyppighed osv. Vi ønsker, at alle forældre har en oplevelse af altid at føle sig velkomne i Bifrost.
• Dagligdagen skal præges af fælles dialog mellem tilknytningspersoner og forældre, så forældrene oplever høj grad af åbenhed og medinddragelse i deres barns hverdag og liv.

Fra den årlige dialogmodel har vi fået følgende opsamling på, hvad forældrene oplever som vigtigt i samarbejdet med kommunens døgninstitutioner: (du kan læse flere detaljer i opsamlingen på billedet nedenfor)

• Kommunikation og samarbejde: Forældre fremhæver betydningen af klare og koordinerede tilbagemeldinger samt personale, der holder, hvad de lover – også i små dagligdagsaftaler. De oplever det som vigtigt, at personalet lytter til deres perspektiv.
• Tryghed og relationer: Det skaber stor tryghed, når personalet kender barnet godt, og når der er stabilitet i medarbejdergruppen. Forældrene sætter også pris på at kende deres kontaktpædagog og opleve, at relationen er gensidigt kendt.
• Tillid og helhedsperspektiv: Forældrene oplever det som centralt at blive mødt med respekt, forståelse og velkomst. Det betyder meget, at personalet kender forældrene, tager hensyn til deres behov og ser hele familien som en del af samarbejdet.
• Faglighed, barnets trivsel og udvikling: Forældre vægter faste rammer og fagligt stærkt personale. De fremhæver betydningen af, at deres barn mødes af kompetente voksne, som kan støtte barnets udvikling.

Skal du fratræde din stilling, er det vigtigt for dig at vide, hvilken dato du kan fratræde. Her skal du altid tage udgangspunkt i dit ansættelsesbrev.

Er du ansat uden prøvetid, eller er din opsigelse udenfor din prøvetid, kan du opsige din stilling med 1 mdr. varsel. 

Fratrædelsesvarsel er afhængigt af, hvordan du er ansat. Du kan læse mere om dette på din fagforenings hjemmeside eller spørge din leder.

Generelt

Alle bobørn på Bifrost følger KL's taksttabel i gavebeløb.

Bifrost betaler gaver til børn i ophold på Bifrost.

KL's takttabel

Fødselsdag

Børn i støtteophold får en gave, hvis de opholder sig på afdelingen på deres fødselsdag.
Prisen på den enkelte gave skal altid drøftes med afdelingslederen. 

Konfirmation 

Børn i støtteophold kan få en gave fra Bifrost til en værdi op til 200 kr. 
Vær opmærksom på man ikke må købe gavekort.

Børn i boophold får som udgangspunkt planlagt en konfirmation i tæt samarbejde med forældrene/værgen. 

Det er vigtigt, der huskes at melde barnet til præst, hvis barnet ønskes konfirmeret. 

Den økonomiske del omkring barnets konfirmation, afholdes af forældrene. Forældrene har mulighed for at søge tilskud ved barnets sagsbehandler.

Beløb til gave for bobarn vil altid være ud fra den årligt regulerede takst fra KL. 

25-årsjubilæum:

Bifrost giver reception, hvis medarbejder har et ønske herom. Beløbet er op til 3500 kr.

40-årsjubilæum:

Bifrost giver reception, hvis medarbejder har et ønske herom. Beløbet er op til 3500 kr.

Fratrædelse ved pension:

Bifrost giver reception, hvis medarbejder har et ønske herom. Beløbet er op til 3500 kr.

Afsluttende arbejdsrelateret eksamen:

Bifrost giver en blomst/gave. Beløbet er op til 300 kr.

Langvarig sygdom:

Bifrost giver en blomst/gave. Beløbet er op til 300 kr.

Julegave:

Bifrost giver julegave til alle medarbejdere ansat over 20 timer pr. uge.

Rund fødselsdag:

Kollegaer står for at samle ind til en blomst/gave.

Bryllup:

Kollegaer står for at samtale ind til en blomst/gave.

Sølvbryllup:

Kollegaer står for at samle ind til en blomst/gave.

Fødsel:

Kollegaer står for at samle ind til en blomst/gave.

Dødsfald i familien, ved ægtefælle og børn:

Bifrost betaler en blomst/gave. Beløbet er op til 300 kr.

Dødsfald medarbejder:

Bifrost betaler en krans. Beløbet er op til 500 kr.

Buketter og andre begivenheder:

Ledelsen kan efter individuel vurdering give buketter eller mindre opmærksomheder i andre foranledninger end beskrevet ovenstående. 

Brug af mobiltelefon, tablets og lignende samt sociale medier i arbejdstiden 

Som offentlig ansat er du underlagt Vejle Kommunes regler om GDPR og sociale medier. Det betyder bl.a., at du skal huske, at du altid vil være en repræsentant for Bifrost – også i det sociale, digitale rum, når du ikke er på arbejde.

I Bifrost er medarbejderne børnenes vigtigste omsorgspersoner, og de har brug for og krav på opmærksomhed og kontakt. Brugen af PC, mobiltelefon, tablets osv. skal derfor anvendes i overensstemmelse med Vejle Kommunes værdigrundlag. 

Mobiltelefoner, tablets og lign.: 

Det indskærpes derfor, at

• Private mobiltelefoner, tablets og lign. skal være slukket eller sat på lydløs i arbejdstiden og ikke medbringes iblandt børnene. De kan benyttes i pauser, hvor børnene ikke er i nærheden
• Evt. nødvendige private samtaler i arbejdstiden kan ske via gruppens telefon. Det vil altid være muligt at komme i kontakt med personalet via denne.
• I tilfælde hvor det skønnes vigtigt, kan det aftales med en afdelingsleder, at telefonen kan medbringes på afdelingen
• Mobiltelefon og lign. med kamera må ikke anvendes til at filme eller fotografere børn/unge i Bifrost

Brug af internet, sociale medier (Facebook, Twitter, TikTok, LinkedIn osv.):

• Det er ikke tilladt at gå på internettet, Facebook, Twitter, LinkedIn mv. i privat øjemed i arbejdstiden – dog er det tilladt i pauser
• Der må ikke oprettes profiler på Facebook og lign.  på vegne af Bifrost eller Vejle Kommune
• Ønskes det, at der skal oprettes en gruppe på Facebook og lign. med Bifrost som afsender, skal dette aftales med centerlederen, og der skal bruges en offentlig mailadresse

Gode råd til hvordan du færdes på sociale medier: 

• Tænk over hvad du lægger ud – der er ingen fortrydelsesret på nettet
• Opfør dig på de sociale medier, som du gør på jobbet. Hav den samme respekt overfor arbejdspladsen, kollegaer og ledelsen som i virkeligheden
• Læg ikke billeder og oplysninger ud om andre, medmindre der er givet tilladelse til dette
• Skift kodeord ofte
• Lad dig ikke lokke af annoncer, du ikke ved, hvad der gemmer sig bag
• Opret en venneliste, og overvej hvem der må gøre hvad på din profil. Overvej hvem, der er på din venneliste – kollegaer, ledere eller pårørende – især i forhold til hvad der offentliggøres på profilen. Bifrost opfordrer i øvrigt til, at man ikke er venner med børnene/de unge eller deres familier
• Skriv med omtanke – kort sagt brug din sunde fornuft.

Bifrost er en arbejdsplads, hvor der tages ansvar for, at gravide sikres et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø.

I Bifrost har det høj prioritet:

• At fastholde den gode kollega
• At skabe tryghed for den gravide
• At den gravide ikke udsættes for unødvendige arbejdsbelastninger
• At arbejdspladsvurderingen er opdateret i forhold til den gravide

Når en medarbejder meddeler sin graviditet senest 3 måneder før Termin har ledelsen og den gravide et fælles ansvar for at løse de eventuelle graviditetsproblemer, der skyldes det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø.

Den nærmeste leder indkalder den gravide til en samtale, som indeholder en afklaring af, om der er:

• Behov for at tilrette arbejdet på en anden måde
• Behov for at indrette arbejdspladsen på en bedre måde
• Behov for ændringer i arbejdstiden (fx friholdelse for ekstra/overtid og skiftende arbejdstider)
• Behov for midlertidig overflytning til en anden arbejdsplads
• Behov for supplerende uddannelse

Senere i graviditeten kan der vise sig et behov for en yderligere samtale, hvor blandt andet spørgsmålet om pauser og delvis sygemelding o.a. kan indgå.

Det forventes, at kollegaerne medvirker positivt til de nødvendige ændringer i arbejdstid eller opgaver under hensyntagen til de øvrige kolleger.

Huskeliste for den gravide:

• Informerer Bifrost så hurtig som muligt om graviditeten – dog senest 3 måneder før termin
• Overveje om der er arbejdsmiljøbelastninger, som påvirker din arbejdsdag
• APV + skema opdateres
• Orienter Bifrost om længden af fravær/tidspunkt for start på arbejde, orlov. Senest 8 uger efter fødslen skal du lave en aftale om at få udarbejdet et skema vedrørende afholdelse af orlov.

Huskeliste for Bifrost:

• Vurdere, om den gravide er udsat for belastende arbejdsfunktioner i forhold til graviditeten.
• Overveje, om den gravide kan omplaceres, hvis der skulle opstå problemer i forhold til graviditeten.
• Vurdere på evt. belastning for øvrige kolleger.

Bifrost betragter en graviditet som en lykkelig begivenhed, og vil gerne dele glæden med dig.

Litteratur:
Gravides og ammendes arbejdsmiljø - Arbejdstilsynet

Se evt. også Vejle Kommune intra pkt. 4.2. under Personale – ”Fra ansættelse til fratrædelse” hvoraf regler for graviditet og orlov er omtalt.

Graviditetspolitikken er godkendt af LMU d. 20.05.2014

Klik her for medarbejder-adgang til instrukser og procedurer for bl.a.:

(Link virker kun fra en Vejle-pc)

• Medicininstruks
• Kørsel med børn/unge i bus/bil
• Bilagshåndtering
• Lommepenge og tøjpenge
• Eurocard
• Actioncards sikkerhedsnormering

Du bliver undervist i kollegial psykisk førstehjælp når du starter i Bifrost. Det ligger som indhold på de to undervisningsdage i vores onboardingforløb. 

Du kan også læse mere om KLIPS på VK-Intra (Vejle Kommunes intranet)

Bifrosts afdelinger har ofte børn og unge i en lang årrække og har derfor mulighed for at være medskaber af sunde kostvaner, der kan tages med ind i deres voksne liv.

Vi skal med udgangspunkt i målgruppens funktionsniveau forsøge at skabe sunde og varige kostvaner, der er understøttende for deres sociale og sundhedsmæssige udvikling. For de børn der har mulighed for det, tilstræbes det at skabe inkluderende måltidsmiljøer, hvor måltidet bliver et samlende fælles tredje.

På Bifrost arbejdes der med fokus på sanseindtryk og sansestimuli, og vi er bevidste om, hvilken positiv rolle mad og måltider kan have for alle mennesker. Vi er bevidste om, at kostcirklen er udarbejdet med henblik på raske mennesker. Derfor vil der være tilfælde, hvor vi, med udgangspunkt i målgruppens forskellige funktionsniveau, ser et behov for en særlig tilrettelagt kost, der falder uden for kostcirklens anbefalinger. På nogle afdelinger gives der sondemad til multihandicappede børn, og dette gives i samarbejde med Nutricia og diætister, der sikrer den rigtige kostsammensætning for målgruppen.

Bifrost ser stor værdi i det gode samarbejde med forældre, pårørende, sundhedsfaglige instanser og andre relevante partnere, og er derfor i løbende dialog om hvordan vi sikrer den bedst mulige ernæring for målgruppen.

Som en del af Bifrosts mission indgår målet om at levere høj kvalitet og faglighed i alle opgaver. Derfor ser vi det som en vigtig del af fagligheden, at alle ansatte holder sig opdateret med kostcirklen og selv tilegner sig nødvendig viden ud fra de officielle kostråd.

Se mere på (www.altomkost.dk)

Herunder kan du som afløser lave din lønindberetning

Enkelt vejledning - til pædagogiske personale efter en magtanvendelse

Hvis du laver en magtanvendelse, skal du inden du holder fri sikre dig:

1.
Drøft hændelsen med barnet, hvis det er muligt (barnets perspektiv skal udfyldes på
indberetningsskemaet). Afdelingsleder sørger for, at der følges op.

2.

1)      Udfyld indberetningsskemaet i Sensum og vælg til sidst ”send til afdelingsleder”. Beskriv hændelsen kort i Sensum

3.
Orienter din nærmeste leder (eller akuttelefon)

4.
Orienter forældremyndighedsindehaver pr. telefon (indberetningskema skal ikke sendes).

5.
Orientering af barnets rådgiver i hjemkommune via mail (indberetningsskema skal ikke sendes).
Se formulering herunder.

Udvidet vejledning – til pædagogisk personale ifm. magtanvendelse

Udfyldelse af magtanvendelsesskema og orientering af nøglepersoner

Har du været nødsaget til at fastholde eller anvende magt over for et barn/ung, er der en række ting, du skal gøre samme dag, inden du holder fri. Det er lovpligtigt, så overarbejde kan være nødvendigt:

1)    Drøft hændelsen med barnet, hvis det er muligt (barnets perspektiv skal udfyldes på
       indberetningsskemaet)

2)    Udfyld indberetningsskemaet i Sensum og vælg til sidst ”send til afdelingsleder”. Beskriv         hændelsen kort i Sensum

3)   Orientér din nærmeste leder på telefon (eller akuttelefon ved magtanvendelse i
       weekenden)

4)    Orientér forældremyndighedsindehavere (indberetningsskema skal ikke sendes)

5)    Orientering af barnets rådgiver via mail (indberetningsskema skal ikke sendes). Se
       formulering til rådgiver nederst i denne vejledning

Udfyldelse af indberetningsskemaet

•    Indberetningsskemaet er i Sensum under det enkelte barn.

•    Skriv dit navn tydeligt, så man kan se, hvem der har udfyldt skemaet og kan følge op

•    Udfyld alle felter så godt som muligt – kort, præcist og dækkende (ikke en lang roman) 

•    Felt 6: Begrundelsen for indgrebet skal – ifølge voksenansvarsloven – altid være, at barnet
     har været til fare for sig selv eller andre – og ikke har kunnet nås verbalt.
     OBS – en magtanvendelse må aldrig foretages eller begrundes med en pædagogisk metode, f.eks. at barnet skal opleve konsekvens, eller din grænse blev overskredet

•    Felt 7: Inddragelse af barnet skal også udfyldes, så sørg for at få barnets perspektiv
     samme dag, hvis det er muligt. Alternativt orienter afdelingsleder om, at det mangler

Orientering af ledelsen

Det er vigtigt, du sørger for, at din afdelingsleder/stedfortræder, får besked samme dag. 
Du skal sikre dig, at en leder forholder sig til magtanvendelsen inden for 24 timer.
Vær opmærksom på:

•    I weekender, ferier og helligdage SKAL du kontakte akuttelefonen med det samme for at
     sikre, at ledelsen forholder sig til magtanvendelsen inden for 24 timer. 

•    Er du i tvivl, om det er en lovlig magtanvendelse, du har udøvet, SKAL leder/akuttelefonen
     kontaktes umiddelbart efter hændelsen.

Orientering af forældremyndighedsindehaver 

Du skal også samme dag ringe til forældremyndighedsindehaver og orientere om magtanvendelsen.

Orientering af barnets rådgiver

Du skal maile til barnets rådgiver og orientere om, at der har været en magtanvendelse, og at de vil modtage indberetningsskemaet en af de nærmeste dage. Denne mail skal altid sendes c.c. til afdelingsleder.

Formuleringen til rådgiver skal være:
 ”Der har [dd. kl. ]  været en magtanvendelse på [xxxxx]. Forældrene er orienteret, og du vil en af de nærmeste dage modtage en nærmere beskrivelse af hændelsen. Har du spørgsmål, skal du kontakte afd.leder [xxxxxx] på tlf. [yyyyy].”

Det er ikke tilladt at ryge i din arbejdstid. Dette gælder, fra din arbejdstid starter, til den slutter. Altså kan du heller ikke flexe ud eller bruge dine pauser til dette.

Dette er også gældende for e-cigaretter, puff bars og snus.

Safetynet bruges til registrering af:

• Arbejdsulykker
• Krænkende handlinger
• Vold og trusler
• Nærved-ulykker

Du kan finde vejledninger til registreringer her: Vejledninger

Nærved-ulykker

En nærved-ulykke er en ulykke, som er lige ved at ske, men som ikke helt sker alligevel.

Det kan være lidt svært at definere, men et eksempel kan være:

• Du glider på et vådt gulv men når at gribe fat i et gelænder og derfor ikke falder og slår dig. Her var der risiko for, at du kunne være kommet til skade, men det blev undgået i sidste øjeblik.

Ved en nærved-ulykke er der som udgangspunkt ingen skade sket, men det kan jo være, at den indtræffer på et senere tidspunkt, f.eks. ved at du får ondt i benet/knæet efter førnævnte eksempel, måske fordi knæet har fået en forkert belastning, eller et forkert vrid. Derfor er det vigtigt, at nærved-ulykkerne bliver registreret. Du skal derfor oprette en nærved-ulykke i forsikringssystemet SafetyNet, som du finder på Vejle Kommunes intranet.  

Hvis hændelsen på et senere tidspunkt udvikler sig til en regulær arbejdsskade, vil den registrerede nærved-ulykke indgå heri.

Er pt under opdatering 

Sygemelding – Din opgave

Alle kan blive syge – Sygdom er en privat sag, fravær en fælles sag.

Din sygemelding skal som udgangspunkt ske inden kl. 9.00, medmindre andet er aftalt med din afdelingsleder.

Hverdage:

I tidsrummet kl. 08.00 – 16.00 kontaktes din nærmeste leder. Ved leders fravær kontaktes en anden afdelingsleder.

I tidsrummet kl. 16.00 – 08.00 kontaktes den afdeling, du skulle have mødt op til.
Der SKAL være personlig kontakt, det er IKKE tilstrækkeligt med sms eller besked på svarer. 
Afdelingen der modtager en sygemelding sender en mail/sms til afdelingsleder og afdelingens mødeplanlægger med info om sygemelding. 

Weekender:

I weekenden kontaktes afdelingen. Der SKAL være personlig kontakt – det er IKKE tilstrækkeligt med en sms eller besked på telefonsvarer.

Afdelingen der modtager en sygemelding sender en mail/sms til den leder, der har akuttelefonen, afdelingslederen og planlægger og informerer om sygemelding.

Sygemelding – afdelingens opgave

Modtages en sygemelding på afdelingen, hvor du er på arbejde, skal afdelingen vurdere, hvorvidt der er brug for en vikar.
Vurderes der behov for en vikar, forsøges vagten dækket i følgende rækkefølge:

1. Tilkaldevikar
2. Kollega med nul-dag
3. Kollega med afspadsering
4. Vikarbureau

Hvis der kan ikke indkaldes kollega med PF-dag, og du ikke kan spørge din leder, kontakt da den afdelingsleder, der har akuttelefonen på tlf.: 20 16 11 94.

Husk, at akuttelefonen IKKE kan modtage SMS!

Raskmelding – din opgave

Medarbejder i dags- og aftentimerne:

Du raskmelder dig dagen før, du skal på arbejde inden kl. 12.00, medmindre andet er aftalt med din afdelingsleder. 

Nattevagt:

Du raskmelder dig inden kl. 10.00 på selve dagen, til din afdelingsleder.

Som offentligt ansat har du tavshedspligt.

Du må ikke videregive fortrolige oplysninger, du møder i dit arbejde.

Tavshedspligten gælder for alle ansatte – uanset hvordan du er ansat.

På samme vis gælder din tavshedspligt også, selvom du er stoppet i Bifrost.

Formålet med en uddannelsespolitik i Bifrost er at sikre, at den enkelte medarbejdergruppe som helhed er kvalificeret til at løse institutionens opgaver.

• At opkvalificere opgaveløsningen
• At understøtte fælles faglig udvikling

Der er enighed mellem ledelse og medarbejdere om, at uddannelse er med til at understøtte:

• Løbende kompetenceudvikling
• Opkvalificering og udvikling af medarbejdere, både som gruppe og individuelt, i alle faggrupper
• Udvikling af metode
• Rekruttering og fastholdelse af medarbejdere
• Udvikling af Bifrost
• Udvikling af medarbejdere i alle faggrupper

Ledelsen i Bifrost har ansvaret for at medarbejderne er kvalificerede til at varetage institutionens opgaver.

Uddannelse deles op i følgende:

• Interne kurser, der supplerer viden
• Efteruddannelse som kompetenceudvikling
• Videreuddannelse som kompetencegivende (længerevarende forløb)

I Bifrost prioriterer vi fælles uddannelse og efteruddannelse med henblik på fælles kompetenceudvikling og implementering. Dette sker gennem fælles undervisning på afdelingerne.

Ønske om individuel uddannelse eller kompetenceudvikling, kan fremsættes på MUS/LUS-samtaler.

Såfremt det vurderes at have betydning for kvalitetens af opgaveløsningen, skal der laves en skriftlig ansøgning med beskrivelse af relevans og effekt i forhold til opgaveløsningen i Bifrost.

Der skal også beskrives, hvordan man forventer at implementere det i arbejdet, samt hvad man har behov for fra sin ledelse for at lykkedes.

Denne tages med til ledergruppen, der træffer endelig beslutning.

En afdelingsleder kan selv træffe beslutning af kursusdage med kursusafgift på op til 5000,-

Der er et ledelsesansvar, at alle nyansatte medarbejdere opkvalificeres i interne kurser, da det er disse metoder, der bruges i Bifrost.

Planlægning af uddannelse og kompetenceudvikling

En gang om året drøftes det kommende års uddannelsesfokus samt efterfølgende på MEDudvalg. Efterfølgende planlægger ledelsen fokus for året.

Der aftales her, hvilket fælles afsæt alle medarbejdere i Bifrost skal have for året, og der laves afdelingsvise uddannelsesfokus.

Link til vores side med vejledninger til fx udlægsapp, magtanvendelse, indberetning i Safetynet mm: Vejledninger

I forbindelse med vores arbejde på Bifrost kan vi risikere at blive offer for vold, trusler eller krænkelser (herefter omtales disse samlet ”voldsomme episoder”) fra børn, unge eller forældre. Det vil i alle tilfælde være traumatiserende i mildere eller sværere grad, og det er vigtigt at disse voldsomme episoder i alle tilfælde betragtes som arbejdspladsens problem – det er ikke et spørgsmål om den enkelte ansattes grænser eller faglige kvalifikationer.

Denne voldspolitik er en beskrivelse af, hvordan vi på Bifrost arbejder for at forebygge vold, trusler, krænkelser eller andre voldsomme episoder. Dette gør vi helt overordnet ved at fokusere på, at personalet har de kompetencer, som er nødvendige, for at arbejde med målgruppen. Endvidere har vi meget fokus på oplæring til konkrete opgaver og løbende videreuddannelse. Dertil har Bifrost udarbejdet en systematisk måde at arbejde med håndtering, opfølgning og læring efter voldsomme episoder. Alt dette bliver beskrevet i denne voldspolitik.

Indhold voldspolitik:

• Målgruppen på Bifrost
• Forebyggelse af vold via konfliktnedtrapning
  • Konfliktnedtrappende tilgang i relationen til børn
• Hvornår er det vold, trusler eller krænkelse?
• Procedure for forebyggelse, risikovurderinger og opfølgning
  • Barnet/familie
  • Medarbejdere
  • Beredskab
• Psykisk førstehjælp 
• Beredskabsplan ved voldsomme episoder

Ved arbejdet på Bifrost arbejdes der altid konfliktnedtrappende og ved at se bag om barnets adfærd for herigennem at kunne skabe en arbejdsplads, hvor vold, trusler og krænkelser ikke bliver hverdagsoplevelser. Det er desværre ikke altid muligt at forebygge hændelser, hvor medarbejderne kan blive udsat for voldsomme oplevelser, da Bifrost arbejder med en målgruppe, som til tider handler impulsivt, eller ikke har et verbalt sprog og kognitive evner til at indgå hensigtsmæssigt i sammenspil med andre; f.eks. krænkende sprogbrug eller voldsomme vredesudbrud. 

I Bifrost bruger vi stress-sårbarhedsmodellen til at forstå vores målgruppe.
Modellen illustrerer, at vores målgruppe af børn har en række grundlæggende belastningsfaktorer, som betyder, at de befinder sig relativt tæt på tærskel mellem at have selvkontrol og miste selvkontrollen. Det betyder, at ”små” belastninger som f.eks. et krav kan få selvkontrollen til at kollapse. Dette tab af selvkontrol kan udløse en voldsom episode.

Alle medarbejderne er grundigt introduceret i forholdene for målgruppen, samt personalegruppen drøfter løbende de enkelte børns specifikke reaktionsmønstre, og hvordan der pædagogisk arbejdes bedst med dem.

Selvom vi arbejder med en målgruppe, der hurtigere reagerer med vold, trusler og krænkende sprogbrug, tager vi det meget alvorligt, når det sker. Medarbejderne skal ikke lide overlast i deres arbejde, og derfor skal alle hændelser med vold, krænkelser og trusler registreres, så vi kan reagere hensigtsmæssigt, lære af episoden og iværksætte forebyggende tiltag.

Personalet på Bifrost er i kraft af deres faglighed oplært i at arbejde konfliktforebyggende, - og nedtrappende. I Bifrost arbejder vi med LA2u (Low Arousal).

Den konfliktforebyggende og nedtrappende tilgang bliver løbende drøftet og genopfrisket for personalet i forbindelse med kollegial sparring, personalemøder, kommunikationstemadage mv. således, at det er kulturen, som præger Bifrost.
Konfliktnedtrappende tilgang i relationen til børn
Konfliktnedtrappende tilgang i relationen til børn indebærer helt konkret:

• Medarbejderne gør sig ”små” i rummet og placerer sig på en måde, så de ikke virker truende over for barnet.
• Medarbejderne sørger for ikke at blokere udgange, så barnet har mulighed for at forlade stedet (dette gælder ikke, hvis barnet er til skade for sig selv eller andre). Medarbejderen skal også kunne komme væk.
• Kommunikation med både stemme og krop justeres ift. barnet, så det ikke virker truende eller provokerende.
• Kommunikation foregår i jeg-form (ikke du-form) eks. ”Jeg kan ikke lide, at du råber ad mig” og ikke: ”Du skal ikke råbe ad mig”.
• Medarbejderne arbejder mentaliserede og bestræber sig på, at se bag om den umiddelbare adfærd og i stedet være nysgerrige på, hvad der har forårsaget episoden.
• Hvis et barn har et våben, eller på anden måde er til fare for medarbejderne, er det medarbejderens vigtigste ansvar at passe på sig selv og andre, der er til stede. Det kan ske ved evakuere eller låse sig inde.

Det er forskelligt fra person til person, hvordan en hændelse opfattes, og om den opleves som en trussel, krænkelse eller vold. Derfor drøfter vi løbende i personalegrupperne, hvad der er grænseoverskridende, hvilke risici der er forbundet med arbejdet på Bifrost, samt hvilke udfordringer jobbet kan afføde uden for arbejdstid og sted. 

I Bifrost bruger vi følgende definitioner på vold, trusler, krænkelser og digital chikane:

• Vold:
  Angreb mod kroppen i form af kast med genstande, bid, niv, krads, spyt overfald, kvælningsforsøg, knivstik, spark, slag, skub, benspænd, fastholdelse m.m.
• Trusler
  Mundtlige trusler mod medarbejdernes sikkerhed, herunder trusler på livet, trusler om fysisk hærværk mod arbejdspladsen eller trusler, der vedrører familie, venner, kollegaer eller andre nærtstående personer eller medarbejdernes ejendele.
  Det kan også være trusler om selvskadende adfærd.
  Trusler kan fremsættes indirekte, f.eks. udtalelser som indikerer, at vedkommende har undersøgt medarbejderens private og personlige forhold.
  Trusler kan også udtrykkes uden ord, for eksempel med knyttede næver, bevægelse af finger henover halsen eller i form af tegninger.
  
  
• Krænkelser
  Krænkelse er en form for psykisk vold. Krænkende adfærd betyder, at et andet menneskes værdighed nedsættes, og det kan være både fysisk og psykisk karakter.
  Krænkende adfærd kan være voldsomt og nedværdigende sprogbrug, skældsord, seksualiseret sprogbrug eller kropsbevægelser samt mobning eller seksuel chikane. Krænkelser kan forekomme i både fysisk, verbal og skriftlig, herunder elektronisk form. Krænkende handlinger kan være relateret til etnicitet, religion, køn, seksualitet, alder eller handicap.
• Digital chikane
  Digital chikane er en særlig form for chikane eller måde at true en medarbejder på, f.eks. via anonyme henvendelser via sms eller e-mail, lukkede Facebook grupper, hjemmesider med blacklistede medarbejdere m.v.

Hvis en medarbejder bliver udsat for vold, trusler, krænkelser eller andre voldsomme hændelser, skal disse registreres i Safetynet, så hurtigt som muligt. Senest inden man holder fri samme dag.

For at være en god kollega er det vigtigt, at vi minder hinanden om, at registreringerne skal laves – ikke kun for ens egen skyld, men også for at forebygge det sker for kollegaer.

Det er en fælles opgave for leder og arbejdsmiljørepræsentant at forebygge og håndtere voldsomme episoder. Det handler om at skabe et godt arbejdsmiljø til gavn for både medarbejdere og børn/unge/forældre. Som leder har man det overordnede ansvar. Ofte er medarbejderne optaget af deres faglighed og nedtoner måske situationer, der potentielt kan lede til voldsomme episoder. Derfor er det vigtigt, at både leder og arbejdsmiljørepræsentant har fokus på forebyggelse og prioriterer det i det samlede arbejde med arbejdsmiljø.

Ved at dokumentere voldsomme episoder får vi mulighed for at forbedre arbejdsmiljøet. Det er sikkerhedsgruppernes ansvar at sikre en systematisk vidensdeling og inddragelse gennem løbende dialog med medarbejderne. Dialogen skal føre til læring, så vi kan følge op på hændelser og forebygge, at de forekommer igen. Dette sikrer vi ved at følge nedenstående procedure.

Som en del af forebyggelsen af voldsomme hændelser og for at sikre medarbejdernes trivsel arbejder vi systematisk med at udarbejde risikovurdering. Der skal laves en risikovurdering på barnet i forbindelse med indflytning/opstart af opgaven. Den første risikovurdering laves ud fra vedlagte papirer samt de første iagttagelser, der er noteret i Sensum Bosted. 

Hvis risikovurderingen viser en væsentlig risiko, skal der laves en handleplan for, hvordan medarbejderne arbejder med barnet fremover for at imødegå voldsomme episoder. Denne handleplan udarbejdes i personalegruppen til førstkommende personalemøde. Handleplanen indeholder konkrete forslag til forebyggelse af episoder med trusler og vold.

Risikovurdering laves desuden hvert halve år i forbindelse med status, hvis der har været en voldsom episode, eller der sker en ændring i barnets adfærd.

Initiativer for at forebygge og efterbehandle voldsomme episoder – både barn og medarbejder:

Barnet/familien

Indflytning/opstart af aflastning:

Barn/ung flytter på Bifrost. Der afholdes opstartsmøde samt medfølger relevant dokumentation med barnet/den unge. 

Risikovurdering

Der vil på førstkommende personalemøde skulle laves en risikovurdering på nyindflyttet barn, medfølgende dokumentation samt barnets første tid på afdeling. 

Hændelse

En hændelse af en karakter som kræver registrering bliver registeret i Safetynet og vurderet på 1-10 skala, ift. hvor påvirket medarbejderen er blevet.

Handleplan ift. registrering

Afdelingslederen modtager automatisk en mail, når der er lavet registreringer i Safetynet. Hvis der scores 6-10 i registrering, betragtes det som en arbejdsskade, og lederen er ansvarlig for at følge op; både med den enkelte medarbejder og for udarbejdelse af handleplanen. Det drøftes i personalegruppen. Denne handleplan har til hensigt at forebygge lignende situationer fremover og bliver præsenteret ved et personalemøde. 

Systemet betyder også, at forsikringsafdelingen automatisk får besked.

Risikovurdering

Er en indrapporteret hændelse i Safetynet af en så voldsom karakter, at der kræves en ny risikovurdering, laves denne ved præsentationen af handleplanen.

Opfølgning på handleplan

Handleplanen opdateres og nye procedurer/ foranstaltninger igangsættes. 

Medarbejderne

Undervisning, Introduktion 

Ved ansættelse på Bifrost skal alle medarbejdere deltage i undervisningsdage i løbet af det første halve år. På disse undervisningsdage præsenteres medarbejderne for konfliktnedtrapning og magtanvendelser. Endvidere præsenteres medarbejderne for Safetynet, og hvorledes dette bruges til registrering af relevante hændelser.

P-møder

På alle p-møder afsættes tid til faglig sparring i forbindelse med arbejdsmiljø, herunder sparring i anspændte situationer – hvad fungerer og hvad fungerer ikke i pædagogiske tilgang. Har der været nogle konkrete hændelser, drøftes de, med henblik på læring/forebyggelse.

Supervision

Alle afdelinger får løbende supervision fra ekstern supervisor og/eller intern sags supervision fra afdelingsleder. Supervision sker i faste intervaller tilpasset afdelingens behov.

Akut supervision 

Hvis der har været særlig voldsomme episoder, kan medarbejderne have behov for akut supervision. Dette aftales med afdelingslederen. 

Safetynet registrering

Der scores på hændelser i Safetynet for derved at vurdere, hvor voldsom hændelsen var, og hvilken støtte medarbejderne har brug for. 
Der skal registreres på alle episoder.
Når sikkerhedsgruppen laver opfølgning efter tre måneder, kan det vurderes, om nogle registreringer er unødvendige (f.eks. om noget sprogbrug er barnets normale sprogbrug og dermed ikke udtryk for en krænkelse eller trussel), eller der skal iværksættes særlige initiativer.
Registrering i Safetynet kommer automatisk til forsikringsafdelingen i Vejle Kommune. 

Opdatering på risikovurdering/handleplaner

Risikovurderinger skal være en løbende igangværende proces, som konstant holder personalet opdateret på signaler, som kan aflæses og derigennem styrke medarbejderne i at arbejde konfliktnedtrappende. Risikovurderingerne opdateres ved behov, dog mindst hvert halve år

Ansvarsfordeling – leder/AMR – opfølgning af anmeldelse:

Afdelingslederen modtager automatisk en mail, når der er lavet registreringer i Safetynet. Hvis der scores 6-10 i registrering, betragtes det som en arbejdsskade, og lederen er ansvarlig for at følge op med den enkelte medarbejder.

AMR-gruppen på afdeling sørger for at lave opfølgning hver 3. måned på alle registreringer og analysere, hvorvidt der er noget, som kræver særlig opmærksomhed.

Kompetencegivende kurser/løbende konfliktnedtrappende fokus:

Konfliktnedtrappende tilgang, skånsom magtanvendelse og mentaliserende arbejde. 

Psykisk førstehjælp

Når en kollega har behov for psykisk førstehjælp, følges anvisningen der findes i medarbejderhåndbogen 

Beredskabsplan ved voldsomme episoder

Følg beredskabsplanen for voldsomme episoder.